Trụ sở chính đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, theo quy định pháp luật hiện hành, không có quy định cấm nhiều doanh nghiệp cùng đăng ký trụ sở chính tại 1 địa chỉ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn và đăng ký trụ sở chính theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Trụ sở chính là gì?

Nếu bạn đang thắc mắc trụ sở là gì? Có thể hiểu trụ sở chính công ty là nơi đặt văn phòng (lưu giữ hồ sơ, sổ sách pháp lý của doanh nghiệp), liên lạc với cơ quan nhà nước và khách hàng, đối tác để thực hiện các giao dịch thương mại.

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, các yếu tố cấu thành trụ sở chính của doanh nghiệp gồm:

• Địa chỉ liên lạc cụ thể, rõ ràng: Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ trụ sở chính/địa chỉ công ty được ghi chép đầy đủ, chính xác trên các giấy tờ pháp lý, tài liệu, website của doanh nghiệp.
• Xác định theo địa giới đơn vị hành chính: Địa chỉ trụ sở chính phải được xác định theo địa giới hành chính cụ thể (bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố), tránh ghi chung chung hoặc sử dụng các địa chỉ ảo.
• Có số điện thoại, số fax và email (nếu có): Việc cung cấp các thông tin liên lạc này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng trao đổi, kết nối với các bên liên quan, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tham khảo thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty đầy đủ chính xác

Phân biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh

Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh là hai khái niệm khác nhau với những chức năng và vai trò riêng biệt. Doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt này để thực hiện đúng nghĩa vụ đăng ký và quản lý hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Địa điểm kinh doanh – Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, được định nghĩa là: Nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ; Xác định rõ ràng theo địa giới hành chính; Có thể trùng hoặc khác với trụ sở chính.

Bảng so sánh các điểm khác biệt chính giữa trụ sở chính và địa điểm kinh doanh:

Lưu ý:

• Doanh nghiệp có thể có nhiều địa điểm kinh doanh nhưng chỉ có một trụ sở chính duy nhất.
• Việc đăng ký địa điểm kinh doanh là bắt buộc đối với một số ngành nghề kinh doanh đặc thù theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: So sánh địa chỉ giao dịch công ty với địa chỉ đăng ký thuế công ty

Quy định về việc đăng ký trụ sở chính

Dưới đây Nam Việt Luật sẽ giúp bạn tìm hiểu quy định về việc đăng ký trụ sở chính, đồng thời giải đáp thắc mắc 1 địa chỉ có thể đăng ký nhiều công ty hay không.

Điều kiện về địa điểm đăng ký trụ sở chính

Theo quy định của pháp luật, địa điểm đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Phải là địa điểm thực tế tồn tại và được sử dụng bởi doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần có mặt bằng thực tế tại địa chỉ đăng ký trụ sở chính và sử dụng địa điểm đó cho các hoạt động kinh doanh.
• Có chủ quyền hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm đó: Doanh nghiệp có thể sở hữu quyền sở hữu đối với địa điểm đăng ký trụ sở chính hoặc có quyền sử dụng hợp pháp thông qua hợp đồng thuê, hợp đồng ủy quyền sử dụng đất đai,…
• Phù hợp với quy hoạch đô thị, khu vực quy hoạch: Địa điểm đăng ký trụ sở chính không được vi phạm các quy định về quy hoạch đô thị, quy hoạch khu vực do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
• Đảm bảo điều kiện về an ninh, trật tự và mỹ quan đô thị: Địa điểm đăng ký trụ sở chính phải đảm bảo các quy định về an ninh, trật tự xã hội, không ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, quốc phòng và không vi phạm các quy chuẩn về xây dựng và mỹ quan đô thị.
• Có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp: Địa điểm đăng ký trụ sở chính phải có đủ diện tích, cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

Quy định về số lượng doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính tại cùng một địa chỉ

Theo quy định hiện hành, không hạn chế số lượng doanh nghiệp được đăng ký trụ sở chính tại cùng một địa chỉ. Tuy nhiên, cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Mỗi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính tại cùng một địa chỉ phải có biển hiệu riêng, ghi rõ thông tin về tên doanh nghiệp, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh,….
• Hoạt động của các doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính tại cùng một địa chỉ không được ảnh hưởng đến nhau, không vi phạm pháp luật về vệ sinh môi trường, an ninh trật tự,…
• Chủ sở hữu hoặc người sử dụng hợp pháp địa điểm đăng ký trụ sở chính phải chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng địa điểm theo quy định của pháp luật, đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường,…

Tham khảo thêm: Một người có thể thành lập được bao nhiêu công ty?

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần tra cứu thông tin về quy hoạch đô thị, khu vực quy hoạch trước khi lựa chọn địa điểm đăng ký trụ sở chính.
• Nếu trụ sở chính công ty được đặt trong tòa nhà cao tầng thì doanh nghiệp nên bổ sung thông tin về số tầng cụ thể hoặc tên tòa nhà vào địa chỉ trụ sở khi đăng ký hoạt động kinh doanh, để tránh nhầm lẫn với những đơn vị khác có cùng địa chỉ.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo về các thay đổi liên quan đến trụ sở chính (thay đổi địa chỉ công ty, thay đổi chủ sở hữu hoặc người sử dụng hợp pháp địa điểm,…) cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Hy vọng những thông tin về trụ sở chính từ bài viết này của Nam Việt Luật hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc lựa chọn và quản lý trụ sở chính của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của luật sư để được tư vấn về các thủ tục đăng ký trụ sở chính theo đúng quy định của pháp luật và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

NVL Legal Team

NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.