Thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không phức tạp hơn việc thành lập công ty 100% vốn nước ngoài hoặc thành lập công ty liên doanh. Nhiều thương nhân nước ngoài muốn thăm dò thị trường tại Việt Nam thường bắt đầu bằng việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài để mở rộng thị trường kinh doanh. Vậy điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài bao gồm những gì? Thời gian bao lâu? Thủ tục hồ sơ ra sao? Dưới đây là một số thông tin tham khảo để giúp doanh nghiệp nước ngoài vừa mới bước chân vào thị trường Việt Nam, chưa am hiểu nhiều về pháp luật hiện hành có thể đẩy nhanh thủ tục. Nam Việt Luật cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ, uy tín và tiết kiệm chi phí nhất.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Các tổ chức được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài, các tổ chức, công ty mẹ ở nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

Những trường hợp không được phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

• Công ty nước ngoài không thỏa mãn đầy đủ các điều kiện trên.
• Công ty nước ngoài xin cấp giấy phéo thành lập văn phòng đại diện trong thời hạn 2 năm kể từ ngày bị thu hồi giấy phép thành lập.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

• a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

  b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài; (tài liệu này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);

  c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện; (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam); (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam)

  d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất; (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);

  đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện; (phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam);

  e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

  – Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

  – Địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện, Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở cho các đơn vị khác.

Lưu ý: các giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, điều lệ công ty phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự ngoại giao ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện hợp pháp hóa theo quy định của pháp luật hiện hành của Việt Nam

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

–  Bước 1: Đại diện của thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp/trực tuyến/Bưu điện đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.

– Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều này, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

– Trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành). Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

1. Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
2. Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Cơ quan có thẩm quyền không cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

• Nhà đầu tư nước ngoài không đáp ứng đầy đủ những điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Nhà đầu tư nước ngoài đang kinh doanh hàng hoá, dịch vụ tại nước ngoài nhưng lại thuộc Danh mục ngành nghề cấm kinh doanh của pháp luật Việt Nam.
• Nhà đầu tư nước ngoài đề nghị xin Giấy phép mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam trong vòng 02 năm, kể từ thời điểm bị thu hồi Giấy phép mở Văn phòng đại diện.
• Có bằng chứng hợp lệ cho thấy việc công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam gây phương hại đến quốc phòng, trật tự, an ninh, an toàn xã hội, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường, làm ảnh hưởng đến truyền thống lịch sử, đạo đức, văn hoá, thuần phong mỹ tục và sức khoẻ của người dân Việt Nam,.
• Hồ sơ xin phép không hợp lệ và không sửa đổi, bổ sung đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Mở tài khoản ngân hàng bằng ngoại tệ và tài khoản bằng đồng Việt Nam tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam, tài khoản này chỉ được phép sử dụng cho hoạt động của Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
• Định kỳ mỗi năm, trước ngày 30/ 01 của năm tiếp theo, Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài sẽ phải gửi báo cáo bằng văn bản báo cáo về tình hình hoạt động trong năm của văn phòng đại diện đến tới Sở Công thương (báo cáo này được lập theo mẫu);
• Tiến hành lập sổ quỹ tiền mặt, ghi nhận toàn bộ những khoản thu chi trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Nếu như có người người lao động nước ngoài đến làm việc tại Việt Nam thì cần xin cấp giấy phép lao động cho người đó;
• Hàng năm, văn phòng đại diện sẽ phải làm báo cáo hoạt động để gửi và xin xác nhận của Sở Công thương;
• Ký hợp đồng lao động với người đại diện và toàn bộ lao động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Hàng năm công ty nước ngoài sẽ phải xác nhận lương và thu nhập cho người đại diện và toàn bộ lao động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Nộp thuế thu nhập cá nhân cho người đại diện và toàn bộ các lao động làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có).
• Thực hiện những nghĩa vụ khác theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;

Hồ sơ pháp lý của Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài cần được lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động bao gồm:

• Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Dấu tròn, Giấy chứng nhận mẫu dấu của Văn phòng;
• Thông báo mã số thuế nộp hộ;
• Toàn bộ hồ sơ, chứng từ nêu trên.

Thời hạn của giấy phép văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

1. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
2. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.
3. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được gia hạn thực hiện như quy định tại Khoản 1 Điều này.

Quyền thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Thương nhân nước ngoài, các tổ chức nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Hiện tại Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại lớn nhất thế giới WTO nên có những cam kết chung cho các nhà đầu tư nước ngoài, thương nhân nước ngoài được phép hoạt động kinh doanh tại Việt Nam
• Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Nghĩa vụ của thương nhân nước ngoài đối với hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh

• Thương nhân nước ngoài, tổ chức, công ty mẹ ở nước ngoài phải chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện của mình trước pháp luật Việt Nam

Chức năng của văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm những gì?

Văn phòng đại diện sẽ là nơi đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của công ty theo uỷ quyền của công ty mẹ, đồng thời bảo vệ những quyền và lợi ích đó. Chức năng của văn phòng đại diện bao gồm:

• Thực hiện những chức năng như một văn phòng liên lạc;
• Thực hiện toàn bộ những hoạt động nghiên cứu và cung cấp thông tin, hỗ trợ cho công ty có thể tiếp cận được với thị trường và đối tác mới

Ngoài ra, thì văn phòng đại diện sẽ không được thực hiện những hoạt động kinh doanh với mục đích sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện sẽ không được quyền tự nhân danh mình để ký kết hợp đồng riêng với bất kỳ đối tác, khách hàng nào.Công ty sẽ chịu tất cả những nghĩa vụ tài chính kế toán được phát sinh từ những hoạt động của văn phòng đại diện, chính vì thế việc hạch toán của văn phòng đại diện hoàn toàn phụ thuộc vào công ty.

Như vậy, nếu như công ty nước ngoài muốn thành lập thêm một đơn vị phụ thuộc chỉ có chức năng hỗ trợ công ty tiếp cận với đối tác và khách hàng mới, không thực hiện chức năng kinh doanh, thì nên cân nhắc lựa chọn việc mở văn phòng đại diện để tránh việc thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế vô cùng phức tạp.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Nam Việt Luật

Tư vấn các vấn đề liên quan khi thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

• Tư vấn điều kiện để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
• Tư vấn các thủ tục thành lập theo quy định của pháp luật.
• Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục cần thiết để hoàn thiện hồ sơ.
• Tư vấn mọi vấn đề pháp lý phát sinh, các công việc cần làm sau khi văn phòng đại diện công ty nước ngoài bước vào hoạt động.
• Tư vấn cách tổ chức, quản lý nhân lực
• Soạn thảo các hợp đồng lao động, các văn bản pháp lý cho công ty
• Cung cấp thêm các văn bản pháp luật theo nhu cầu.
• Tư vấn miễn phí qua email, website, số điện thoại…

Đại diện khách hàng để thực hiện các thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền

• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan nhà nước.
• Tiến hành theo dõi quá trình xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả hồ sơ đã nộp ngay cho khách hàng.
• Đại diện nhận giấy phép hoạt động cho khách hàng.
• Đăng ký khắc dấu.
• Làm thủ tục đăng ký mã số thuế kinh doanh.
• Bàn giao giấy đăng ký hoạt động kinh doanh, con dấu và mã số thuế cho người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc người được ủy quyền.

Trên đây là những thông tin về điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Trong quá trình thực hiện thủ tục hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nếu có vướng mắc vui lòng liên hệ công ty Nam Việt Luật để được tư vấn và trợ giúp sớm nhất. Nếu không có đủ thời gian và chuyên môn để thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ tránh mất thời gian giải quyết hồ sơ.

NVL Legal Team

NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.