Do có nhu cầu tiếp cận thêm thị trường và khách hàng mới nhưng lại e ngại việc phải thành lập một công ty khác, rườm rà về thủ tục pháp lý. Có một sự lựa chọn tối ưu cho các nhà đầu tư không muốn phải thành lập công ty là thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Vậy hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì? Có quy định nào cụ thể về cách đặt tên văn phòng đại diện không? Tìm hiểu ngay về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bắc Ninh trong bài viết sau đây.

Tỉnh Bắc Ninh nằm trong vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ

Hiểu được điều này, Nam Việt Luật xin chia sẻ với khách hàng các nội dung chính yếu như sau:

• Cơ sở pháp lý Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh;
• Quy định liên quan về Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh;
• Quy trình & thông tin về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh tại Nam Việt Luật;
• Kinh nghiệm khi thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh;
• Một số lưu ý thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh;

Để biết rõ hơn về các nội dung trên, bạn có thể dõi theo phần tư vấn chi tiết cùng Bộ phận pháp lý Nam Việt Luật dưới bài viết sau đây nhé!

Quy định liên quan về Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

1. Quyền của văn phòng đại diện

Đối với doanh nghiệp Việt Nam khi mở văn phòng đại diện tại Bắc Ninh, thì văn phòng đại diện được thực hiện các quyền tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp, cụ thể:

“Điều 45. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Còn đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Bắc Ninh thì được thực hiện các quyền quy định tại Điều 17 Luật Thương mại 2005:

“Điều 17. Quyền của Văn phòng đại diện

1. Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
2. Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
3. Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
5. Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
6. Các quyền khác theo quy định của pháp luật.”

2. Điều kiện để cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh, khách hàng cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
• Việc đặt tên cho văn phòng đại diện cần tuân thủ những quy định của pháp luật tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể là không được giống, trùng và gây lẫn lộn với những tên đã đăng ký. Tên văn phòng đại diện bao gồm tên doanh nghiệp, cùng cụm từ “Văn phòng đại diện”. Không được phép dùng tên của các cơ quan nhà nước, hay đơn vị vũ trang, hay tổ chức chính trị, xã hội, nghề nghiệp.
• Đối với biển hiệu của văn phòng đại diện, tên cần phải được viết chữ in hoa hay khổ chữ nhỏ hơn tên của công ty mẹ bằng tiếng Việt. Yêu cầu này cũng sử dụng trong các văn bản giao dịch, tài liệu, hay giấy tờ ấn phẩm được phát hành bởi văn phòng đại diện.
• Doanh nghiệp phải uỷ quyền để văn phòng đại diện thực hiện ký kết và đóng dấu các giấy tờ hợp đồng. Nghĩa là văn phòng đại diện không được phép tự mình ký kết những hợp đồng riêng.
• Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Như vậy, không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.
• Không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

Điều kiện riêng đối với thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Vũng Tàu

Để thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thì chủ doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

“Điều 7. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).”

Xem thêm: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Các lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện là điều doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm

Quy trình & thông tin về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện Bắc Ninh Tại Nam Việt Luật

Nam Việt Luật xin cung cấp quy trình về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh gồm các bước dưới đây:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và các yêu cầu của khách hàng.

Bước 2: Tư vấn qua điện thoại hoặc trực tiếp cho khách hàng các vấn đề liên quan. Nội dung tư vấn gồm:

1. Tư vấn cách đặt tên văn phòng đại diện. Một cái tên không chỉ tạo nên thương hiệu cho nhà đầu tư mà cũng cần đáp ứng các quy định của pháp luật.
2. Tư vấn vốn điều lệ.
3. Tư vấn chọn địa chỉ văn phòng đại diện. Địa chỉ phải phù hợp với mục đích sản xuất kinh doanh vừa phải đáp ứng đủ điều kiện tiêu chuẩn của pháp luật.
4. Tư vấn về điều kiện mở văn phòng đại diện, đặc biệt đối với thương nhân nước ngoài

Bước 3: Tiến hành soạn thảo hồ sơ sau khi khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ tại Nam Việt Luật.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty Việt Nam được quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
• Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị (đối với loại hình công ty TNHH, công ty cổ phần);
• Quyết định của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (giải thích: người đứng đầu có đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc thành viên cổ đông hay không thì đều phải có quyết định bổ nhiệm);
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty);
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

• Bản sao công chứng hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài đã được xác nhận tại nơi thành lập công ty. Trong trường hợp có xác định thời hạn thì thời hạn đó phải còn ít nhất hiệu lực 1 năm.
• Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Báo cáo tài chính để chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của công ty nước ngoài trong những năm gần đây.
• Bản sao điều lệ hoạt động của công ty.
• Bản sao CMND hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Hợp đồng thuê văn phòng có công chứng.
• >>> Lưu ý: Các giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, điều lệ công ty phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự ngoại giao ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện hợp pháp hóa theo quy định của pháp luật hiện hành của Việt Nam

Bước 4: Xin chữ ký của khách hàng và đại diện khách hàng nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước.

Bước 5: Bàn giao kết quả cho khách hàng.

Bước 6: Tư vấn hướng dẫn và thực hiện thủ tục sau khi thành lập như: Mở tài khoản ngân hàng, lập hồ sơ thuế ban đầu, các tờ khai lệ phí môn bài, làm con dấu pháp nhân… Thực hiện hồ sơ kế toán, thuế.

Khi đến với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh tại Nam Việt Luật, Quý khách hàng sẽ được: 

• Tư vấn điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, công ty Việt Nam
• Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết để hoàn thiện hồ sơ.
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền
• Theo dõi quá trình xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả hồ sơ tới khách hàng.
• Đại diện nhận giấy phép hoạt động văn phòng đại diện
• Thực hiện thủ tục khắc con dấu cho văn phòng đại diện.
• Làm thủ tục đăng ký mã số thuế kinh doanh.
• Bàn giao giấy đăng ký hoạt động kinh doanh, con dấu và mã số thuế cho người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc người được ủy quyền.
• Tư vấn mọi vấn đề pháp lý phát sinh sau khi mở văn phòng đại diện.

Đơn vị tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

Kinh nghiệm thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

1. Quyền thành lập văn phòng đại diện

Những người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện là hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Chủ sở hữu công ty nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; hội đồng quản trị nếu là công ty cổ phần; các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.

2. Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện là ai?

Giám đốc công ty, và các chức danh quản lý khác có thể kiêm nhiệm là người đứng đầu văn phòng đại diện, hay bất cứ người nào có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không vi phạm pháp luật.

3. Lưu ý 1 số việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty

• Nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện: 1.000.000 VND/1 năm
• Treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện;
• Ký hợp đồng lao động với người lao động làm tại văn phòng;
• Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động

Đối với văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam thì thực hiện các thủ tục sau:

• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện;
• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;

Bắc Ninh càng ngày thu hút đầu tư và phát triển doanh nghiệp

Một số lưu ý thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

1. Tại sao nên sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh?

Việc sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh sẽ giúp khách hàng có tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó sẽ nhận lại được những lợi ích sau đây:

• Khi khách hàng sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh để nhân viên công ty có thể tập trung vào làm việc chuyên môn thay vì phải tự tìm hiểu các thủ tục, soạn đầy đủ hồ sơ để mở văn phòng đại diện sẽ tiết kiệm được thời gian làm việc của doanh nghiệp hơn.
• Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh thì quá trình thành lập văn phòng đại diện được thực hiện một cách nhanh chóng, chuẩn xác, giảm thiểu tối đa sai sót, và tiết kiệm thời gian tìm hiểu hoặc sửa lỗi sai khi doanh nghiệp tự thực hiện.
• Đảm bảo giảm tối thiểu các rủi ro khi thành lập văn phòng đại diện, đặc biệt đối với các thương nhân nước ngoài khi có nhu cầu tìm hiểu thị trường Việt Nam. Bởi đã được các chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm tự vấn và giải đáp các thắc mắc khi thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh.

2. Bối cảnh & tình hình kinh tế xã hội tại Bắc Ninh

Bắc Ninh có vị trí địa lý: Phía Bắc giáp tỉnh Bắc Giang, phía Tây và Tây Nam giáp thủ đô Hà Nội, phía Nam giáp tỉnh Hưng Yên, phía Đông giáp tỉnh Hải Dương. Toàn tỉnh có 8 đơn vị hành chính, gồm: Thành phố Bắc Ninh, thành phố Từ Sơn và 6 huyện: Tiên Du, Yên Phong, Thuận Thành, Quế Võ, Gia Bình và Lương Tài với 126 đơn vị hành chính cấp xã, trong đó có 94 xã, 26 phường và 6 thị trấn.

Tuy là tỉnh có tổng diện tích khá nhỏ so với các tỉnh khác trong nước nhưng Bắc Ninh là một tỉnh thuộc vùng kinh tế trọng điểm của phía Bắc. Có các con đường giao thông lớn và quan trọng chạy qua như: Quốc lộ 1A nối Hà Nội – Bắc Ninh – Lạng Sơn, đường cao tốc Quốc lộ 18 nối sân bay quốc tế Nội Bài – Bắc Ninh – Hạ Long, Quốc Lộ 38 nối Bắc Ninh – Hải Dương – Hải Phòng; Trục đường sắt xuyên Việt đi Lạng Sơn và Trung Quốc; Mạng lưới đường thủy sông Cầu, sông Đuống, sông Thái Bình chảy ra biển Đông.

Với hệ thống giao thông như trên thì Bắc Ninh có điều kiện để phát triển các ngành kinh tế và giao lưu với các tỉnh lân cận.

3. Một số ngành nghề đáng cân nhắc khi khi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

Với các điều kiện kinh tế – xã hội của Bắc Ninh thì nhà đầu nên thành lập công ty và mở thêm văn phòng đại diện để xúc tiến đẩy mạnh phát triển một số ngành nghề sẽ phát triển tại Bắc Ninh sau đây:

• Công ty kinh doanh thương mại thành công
• Thành lập công ty chuyển phát nhanh thành công
• thành lập công ty kinh doanh ô tô thành công
• Thành lập công ty logistics – Quy trình chi tiết
• Thành lập công ty sản xuất nông sản
• Thành lập công ty kinh doanh máy nông nghiệp

———————————————————–

Với bài viết trên đây, chúng tôi đã trình bày những thông tin cơ bản về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh. Bạn sẽ không cần phải tốn nhiều thời gian, và công sức đi lại nhiều. Nếu quý khách hàng đang có nhu cầu hoặc có các thắc mắc về dịch vụ xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại dưới chân website để được hỗ trợ tư vấn và làm thủ tục nhé.