Thông tư 78 quy định chi tiết về việc xuất hóa đơn hàng cho biếu tặng. Dưới đây Nam Việt Luật sẽ chia sẻ chi tiết về quy định xuất hóa đơn quà tặng theo thông tư 78, để giúp doanh nghiệp minh bạch hóa các khoản chi phí mà còn đảm bảo tính pháp lý trong quá trình kiểm toán và thanh tra thuế.

Tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định về xuất hóa đơn quà tặng theo Thông tư 78

Nếu bạn thắc mắc hàng biếu tặng có phải xuất hóa đơn không? Theo thông tư 78/2021/TT-BTC đã đưa ra quy định cụ thể về việc xuất hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ dùng để quảng cáo, làm hàng mẫu, hàng khuyến mại, hàng cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc để trả lương cho người lao động. 

Mục tiêu của thông tư 78 về xuất hóa đơn biếu tặng là để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong ghi chép tài chính, cũng như tuân thủ các quy định về thuế, tránh các vi phạm pháp luật gây ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.

Quy định chung về xuất hóa đơn hàng tặng

Hóa đơn quà tặng là loại hóa đơn được xuất cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được doanh nghiệp sử dụng làm quà tặng. Thông tư 78/2021/TT-BTC áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có hoạt động liên quan đến việc phát hành hóa đơn quà tặng.

Với các thắc mắc hàng tặng có xuất hóa đơn không? Mua quà tặng khách hàng có phải xuất hóa đơn? Vậy thì bạn có thể tham khảo các trường hợp doanh nghiệp phải xuất hóa đơn quà tặng dưới đây.

Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho các trường hợp sau:

Tặng quà cho khách hàng, đối tác

Đối với quà tặng cho khách hàng, đối tác, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn khi:

• Giá trị quà tặng từ 200,000 đồng trở lên (trừ một số trường hợp ngoại lệ).
• Quà tặng được in logo, thương hiệu của doanh nghiệp.
• Quà tặng được sử dụng để quảng cáo, khuyến mại.

Giá trị quà tặng tối đa được miễn thuế GTGT:

• 200,000 đồng/khách hàng/giao dịch đối với hàng hóa, dịch vụ thông thường.
• 1,000,000 đồng/khách hàng/giao dịch đối với dịch vụ viễn thông.

Cách tính thuế GTGT cho quà tặng vượt giá trị miễn thuế:

• Thuế GTGT = (Giá trị quà tặng – Giá trị miễn thuế) x Thuế suất thuế GTGT

Tặng quà cho nhân viên

Doanh nghiệp khi tặng quà cho nhân viên cần xuất hóa đơn trong các trường hợp:

• Quà tặng có giá trị từ 2 triệu đồng trở lên.
• Quà tặng được liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Xác định quà tặng được coi là thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên:

• Tiền thưởng, phụ cấp bằng hiện kim, quà tặng được quy đổi ra tiền.
• Giá trị của quà tặng của doanh nghiệp dành cho nhân viên.
• Các khoản khác được coi là thu nhập theo quy định của pháp luật về thuế TNCN.

Cách tính thuế TNCN cho quà tặng:

• Thuế TNCN = (Thu nhập chịu thuế x Thuế suất thuế TNCN) – Khoản giảm trừ

Tham khảo thêm: Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Sử dụng quà tặng cho mục đích quảng cáo, khuyến mại

Trường hợp sử dụng quà tặng cho mục đích quảng cáo, khuyến mại thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn khi:

• Giá trị quà tặng vượt quá 200,000 đồng/người/tháng.
• Quà tặng được in logo, thương hiệu của doanh nghiệp.

Điều kiện được coi là chi phí quảng cáo, khuyến mại:

• Có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quà tặng đã được ghi chép đầy đủ trong sổ sách kế toán và có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Cách xác định giá trị khấu trừ thuế TNDN cho chi phí quảng cáo, khuyến mại bằng quà tặng:

• Giá trị khấu trừ thuế TNDN = Giá trị quà tặng x Tỷ lệ chi phí được khấu trừ
• Tỷ lệ chi phí được khấu trừ tối đa không quá 2% doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ trong tháng, quý, năm.

Phạt không xuất hóa đơn quà tặng

Doanh nghiệp không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng quy định đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động sẽ bị phạt tiền từ 500,000 đồng đến 20,000,000 đồng. 

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị truy thu thuế GTGT, tiền phạt vi phạm và các khoản phí liên quan khác.

Cách viết hóa đơn hàng biếu tặng

Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng, đối tác, nhân viên,… cần đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc ghi trên hóa đơn như sau:

Thông tin chung:

• Tên, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (doanh nghiệp tặng quà).
• Tên, địa chỉ của người mua (khách hàng, đối tác, nhân viên).

Thông tin về hàng hóa, dịch vụ biếu tặng:

• Tên hàng hóa, dịch vụ (ghi rõ “Hàng tặng không thu tiền”).
• Đơn vị tính, số lượng của hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn giá.
• Thành tiền của quà tặng chưa bao gồm thuế GTGT.
• Tổng số tiền thuế GTGT của quà tặng doanh nghiệp (nếu có).
• Tổng cộng tiền thanh toán quà tặng đã bao gồm thuế GTGT.
• Ký tên, đóng dấu của người lập hóa đơn.

Hạch toán xuất hóa đơn quà tặng

Theo Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) cho hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động. Cụ thể hạch toán khi xuất hóa đơn quà tặng như sau:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp mua hàng hóa về để biếu tặng:

• Nợ TK 641: Chi phí mua hàng biếu tặng
• Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có)
• Có TK 331, 111, 112: Tổng giá trị phải trả khi mua hàng biếu tặng

Trường hợp 2: Doanh nghiệp sử dụng hàng hóa từ kho để biếu tặng:

• Nợ TK 642: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng
• Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng
• Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn quà tặng

Dưới đây Nam Việt Luật sẽ hướng dẫn bạn chỉ tiết cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng cho doanh nghiệp theo 2 cách là dùng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. 

Cách 1: Xuất hóa đơn quà tặng bằng giấy

• Bước 1: Chuẩn bị hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định.
• Bước 2: Điền thông tin vào hóa đơn
• Bước 3: Người lập hóa đơn ký tên, đóng dấu trên hóa đơn.
• Bước 4: Lưu giữ hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.

Cách 2: Xuất hóa đơn điện tử

• Bước 1: Đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn/).
• Bước 2: Chuẩn bị hóa đơn điện tử. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính ban hành hoặc phần mềm của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính công bố. Sau đó tạo mới hóa đơn điện tử theo mẫu hóa đơn hàng biếu tặng.
• Bước 3: Điền thông tin đầy đủ vào hóa đơn điện tử.
• Bước 4: Ký tên điện tử lên hóa đơn quà tặng. Sử dụng chữ ký số để ký tên điện tử trên hóa đơn điện tử.
• Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử cho đơn vị nhận quà tặng qua hệ thống hóa đơn điện tử.
• Bước 6: Lưu giữ hóa đơn điện tử theo quy định.

Lưu ý khi xuất hóa đơn quà tặng

Doanh nghiệp khi xuất hóa đơn quà tặng cần lưu ý những điều sau:

• Hóa đơn hàng biếu tặng cần được lập theo mẫu hóa đơn GTGT hiện hành.
• Khi xuất hóa đơn quà tặng khách hàng, đối tác, nhân viên,… doanh nghiệp cần lưu ý ghi chú rằng đây là hóa đơn cho quà tặng và không được sử dụng cho mục đích bán hàng.
• Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin trên hóa đơn và phải kê khai thuế VAT theo quy định.
• Căn cứ vào hóa đơn đã lập để hạch toán chi phí cho, biếu, tặng.
• Lưu giữ hóa đơn hàng biếu tặng cùng các chứng từ liên quan khác theo quy định của pháp luật.
• Trường hợp doanh nghiệp không xuất hóa đơn cho hàng hóa biếu tặng sẽ bị phạt theo quy định của pháp luật.

Qua bài viết này Nam Việt Luật mong rằng đã giúp bạn biết được hàng biếu tặng có xuất hóa đơn không. Và nắm được các quy định về xuất hóa đơn quà tặng theo thông tư 78 để quản lý thuế hiệu quả và thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong hoạt động kinh doanh.

NVL Legal Team

NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.