Trong kinh doanh, việc hủy hóa đơn là một phần không thể tránh khỏi khi có sai sót xảy ra. Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chi tiết về trường hợp được phép hủy hóa đơn, thủ tục hủy hóa đơn và các lưu ý khi hủy hóa đơn. Doanh nghiệp có thể tham khảo nội dung chi tiết trong bài viết này của Nam Việt Luật để xử lý hủy hóa đơn, tuân thủ đúng pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có.
Quy định về hủy hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hủy hóa đơn là việc làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng trong các giao dịch thương mại và kế toán. Điều này thường xảy ra khi có sai sót trong thông tin hóa đơn hoặc khi giao dịch không được hoàn thành như đã thỏa thuận.
Từ 01/01/2022 quy định hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 32 sẽ được thực hiện dựa trên quy định hủy hóa đơn điều chỉnh theo thông tư 78. Việc hủy hóa đơn hợp lệ, chính xác theo quy định rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán, hóa đơn và chứng từ, góp phần thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.
Theo Thông tư 78, hóa đơn điện tử có thể được hủy khi phát hiện sai sót trước khi giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc khi hóa đơn chưa được kê khai thuế. Quy định hủy hóa đơn này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử khi thực hiện giao dịch hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn khi giải thể công ty
Quy định về trường hợp được phép hủy hóa đơn theo thông tư 78
Các trường hợp hủy hóa đơn theo thông tư 78/2021/TT-BTC quy định như sau:
- Sai sót trong hóa đơn điện tử:
- Hủy hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế khi phát hiện sai sót về thông tin trên hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua.
- Phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã được ký số và gửi cho người mua.
- Hủy hóa đơn có mã của cơ quan thuế bị hỏng do lỗi kỹ thuật.
- Hóa đơn giấy bị sai sót:
- Hóa đơn giấy đã sử dụng/chưa sử dụng bị sai nội dung, hình thức như: Bị rách, nát, mờ, phai, nhòe, không đọc được.
- Hóa đơn bị hủy do lỗi kỹ thuật, hóa đơn đã in nhưng chưa sử dụng.
- Hóa đơn đã được sử dụng nhưng phát sinh sai sót về nội dung:
- Sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán hoặc người mua
- Sai số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ
- Sai ngày tháng lập hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn
- Sai dấu mộc, chữ ký của người bán
- Hóa đơn đã được sử dụng nhưng giao dịch bị hủy, điều chỉnh:
- Hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ bị hủy
- Hàng hóa, dịch vụ bị trả lại
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ được điều chỉnh
- Hủy hóa đơn khi chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ: Trường hợp hóa đơn đã được lập và gửi cho người mua nhưng chưa có việc giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ diễn ra.
- Hóa đơn chỉ có thể được hủy khi có sự đồng ý của cả hai bên liên quan và phải được thông báo cho cơ quan thuế có thẩm quyền.
Hướng dẫn thực hiện hủy hóa đơn theo thông tư 78
Dưới đây Nam Việt Luật sẽ hướng dẫn bạn cụ thể quy trình thực hiện hủy hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy hợp pháp.
Quy trình hủy hóa đơn giấy
Bạn có thể thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy theo thông tư 78 gồm các bước sau:
Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế.
- Người nộp thuế lập tờ khai đề nghị hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Tờ khai đề nghị hủy hóa đơn phải ghi rõ: Thông tin về người nộp thuế; Thông tin về hóa đơn cần hủy; Lý do hủy hóa đơn; Mục đích sử dụng hóa đơn sau khi hủy
Bước 2: Nộp hồ sơ hủy hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Người nộp thuế nộp hồ sơ hủy hóa đơn cho cơ quan thuế nơi quản lý thuế của người nộp thuế trong thời hạn quy định.
- Hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm: Tờ khai đề nghị hủy hóa đơn; Hóa đơn cần hủy (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực); Các tài liệu chứng minh lý do hủy hóa đơn (nếu có).
Bước 3: Nhận kết quả trả lời từ cơ quan thuế.
- Sau khi nhận hồ sơ hủy hóa đơn, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và trả lời kết quả cho người nộp thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ cấp giấy chứng nhận hủy hóa đơn cho người nộp thuế.
- Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan thuế sẽ trả lại hồ sơ và thông báo cho người nộp thuế biết lý do.
Bước 4: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót.
- Hóa đơn sai sót được phép hủy bỏ sau khi đã có sự đồng ý của người mua và cơ quan thuế.
Quy trình thực hiện hủy hóa đơn điện tử
Đối với hóa đơn điện tử quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo thông báo hủy hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán hoặc website của cơ quan thuế để tạo thông báo hủy hóa đơn điện tử.
- Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu, bao gồm: mã hóa đơn điện tử, lý do hủy, ngày hủy, thông tin người mua và người bán.
Bước 2: Gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
- Gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử qua phần mềm hoặc website của cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xác nhận thông tin trong vòng 24 giờ.
Bước 3: Hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm
- Sau khi nhận được xác nhận từ cơ quan thuế, thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán.
- Người nộp thuế cần lưu ý sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử.
Lưu ý cần biết khi thực hiện hủy hóa đơn
Khi thực hiện hủy hóa đơn doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
- Trách nhiệm hủy hóa đơn thuộc về người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người nộp thuế chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lệ của hồ sơ hủy hóa đơn.
- Doanh nghiệp cần thực hiện hủy hóa đơn ngay sau khi phát hiện sai sót và trước khi kê khai thuế.
- Người nộp thuế chỉ được hủy hóa đơn sau khi nhận được giấy chứng nhận hủy hóa đơn của cơ quan thuế.
- Việc hủy hóa đơn phải được thực hiện theo đúng quy trình và thủ tục do pháp luật quy định.
- Người nộp thuế được phép hủy hóa đơn trong thời hạn 01 năm kể từ ngày lập hóa đơn. Trong trường hợp có lý do chính đáng, người nộp thuế được phép hủy hóa đơn sau thời hạn 01 năm kể từ ngày lập hóa đơn nhưng không quá 02 năm.
- Việc hủy hóa đơn điện tử phải được thực hiện thông qua hệ thống phần mềm khai thuế điện tử của cơ quan thuế.
- Thời hạn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành không quá 15 ngày kể từ ngày lập hóa đơn.
- Người nộp thuế phải lưu giữ hồ sơ hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Qua bài viết trên Nam Việt Luật hy vọng đã giúp người nộp thuế nắm rõ quy định và thực hiện đúng quy trình hướng dẫn hủy hóa đơn theo thông tư 78, để tránh sai sót hay vi phạm pháp luật.
Ngoài ra, người nộp thuế cần cập nhật thường xuyên các thay đổi về quy định hủy hóa đơn để đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ của mình. Và nên tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế để được hướng dẫn cụ thể về việc hủy hóa đơn theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.
