Trong kinh doanh có rất nhiều loại hoá đơn mà chủ doanh nghiệp/ chủ cơ sở kinh doanh cần để ý và nắm chắc để thực hiện xuất hoá đơn theo đúng quy định pháp luật. Một trong những hoá đơn bạn không thể bỏ qua chính là hoá đơn thay thế. Nam Việt Luật ngày hôm nay sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết về loại hoá đơn này và cách xuất hóa đơn thay thế theo thông tư 78.
Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế hiểu đơn giản là loại hoá đơn được lập mới để thay cho một hoá đơn đã bị làm sai trước đó. Qua đó, hoá đơn cũ sẽ bị huỷ và hoá đơn thay thế sẽ có giá trị hoàn toàn tương đương với hoá đơn sai sót. Người dùng sẽ dùng chúng như một hoá đơn chính thức.
Tham khảo thêm: Hoá đơn trực tiếp là gì?
Trường hợp được xuất hóa đơn thay thế theo thông tư 78
Quy định về hóa đơn thay thế theo thông tư 78, loại hoá đơn này chỉ được thực hiện xuất khi hoá đơn điện tử xảy ra sai sót. Trường hợp cụ thể đã được nêu rõ trong điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC.
Nếu hoá đơn điện tử đã gửi cho người mua mà phát hiện ra sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá ghi không đúng quy cách, chất lượng thì bạn hoàn toàn có thể xuất hóa đơn thay thế. Đặc biệt, cũng chỉ có duy nhất trường hợp nêu trên được xuất loại hoá đơn này.
Trường hợp hoá đơn đã được gửi cho người mua (kể cả hoá đơn đã được cấp mã) thì bạn hoàn toàn có thể thay đổi và gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hoá hoá đơn điện tử đó. Đồng thời lập hoá đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hoá đơn mới.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập hoá đơn thay thế theo tt 78 dành cho bạn tham khảo.
- Bước 1: Lựa chọn hoá đơn điện tử sai sót và cần điều chỉnh.
- Bước 2: Gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để huỷ hoá đơn bị sai.
- Bước 3: Lập hóa đơn thay thế tương ứng với hóa đơn điện tử sai sót. Điền lại chính xác thông tin mà khi nãy đã làm sai.
- Bước 4: Ký số trên hóa đơn thay thế và gửi cho người mua nếu đây là hoá đơn không có mã. Với trường hợp hoá đơn có mã, bạn cần gửi cho cơ quan thuế cấp mã và gửi cho cho người mua.
Quy định về cách xuất hóa đơn thay thế
Căn cứ vào nội dung thay thế hóa đơn theo thông tư 78, người viết hoá đơn cần lưu ý một số trường hợp sau đây khi tiến hành xử lý huỷ, điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn theo đúng quy định pháp luật.
- Trường hợp 1: Nếu hoá đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn sai sót cần thay thế, điều chỉnh người thực hiện cần dựa theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp 2: Người bán đã lập hoá đơn khi thu tiền trước hoặc cung cấp sản phẩm/ dịch vụ theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, sau đó phát sinh huỷ hoặc không cung cấp nữa cần làm theo quy định về việc huỷ hoá đơn.
- Trường hợp 3: Hoá đơn điện tử đã lập có sai sót và đã thực hiện thay thế hoá đơn theo quy định. Tuy nhiên vẫn tiếp tục phát hiện sai sót. Lúc này, người thực hiện cần xử lý sai sót như lần đầu thực hiện.
- Trường hợp 4: Đối với những hóa đơn đã lập nhưng không có ký hiệu mẫu số hoá đơn, ký hiệu hay số hoá đơn sai sót thì chủ doanh nghiệp/ chủ cơ sở kinh doanh có thể điều chỉnh mà không cần huỷ hay thay thế.
Ngoài ra, những trường hợp hoá đơn có nội dung về sai sỏ giá trị thì bạn chỉ cần điều chỉnh tăng hoặc giảm theo đúng thực tế điều chỉnh là được.
Bài viết đã chia sẻ đến bạn những thông tin quy định về hoá đơn thay thế cũng như hướng dẫn bạn cách lập hoá đơn thay thế theo thông tư 78. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có thêm kiến thức cũng như kinh nghiệm để có thể tự tin xử lý mọi vấn đề về hoá đơn trong công việc kinh doanh của mình.
NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.
