Trong quá trình hoạt động của công ty TNHH hai thành viên trở lên thì việc thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm hoặc muốn thay đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại hay giải thể công ty đều phải thông qua các cuộc họp của Hội đồng thành viên rồi đưa ra nghị quyết.
Nhưng ai là người quyết định Hội đồng thành viên họp khi nào và ở đâu ? Chủ tịch Hội đồng thành viên hay có thể là thành viên khác không ?
Quy định chi tiết về triệu tập họp Hội đồng thành viên như thế nào mới đúng ? Phải thông báo cho các thành viên thời gian họp trước bao nhiêu ngày, bằng hình thức như thế nào ? Và thành viên có quyền bổ sung nội dung họp hay không ?
Để hiểu rõ hơn về quy định triệu tập họp Hội đồng thành viên, công ty Nam Việt Luật mời bạn tham khảo bài viết sau đây
Luật doanh ngiệp 2014 Điều 58 Quy định:
1. Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 8 và khoản 9 Điều 50 của Luật này. Cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
Chủ tịch Hội đồng thành viên chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập họp Hội đồng thành viên. Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản. Kiến nghị phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền;
b) Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;
c) Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp;
d) Lý do kiến nghị.
Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.
2. Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp.
Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.
3. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên theo quy định tại khoản 8 và khoản 9 Điều 50 của Luật này trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên.
4. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định tại khoản 3 Điều này phải bằng văn bản và có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu;
b) Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết;
c) Dự kiến chương trình họp;
d) Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ.
5. Trường hợp yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên không có đủ nội dung theo quy định tại khoản 4 Điều này thì Chủ tịch Hội đồng thành viên phải thông báo bằng văn bản cho thành viên, nhóm thành viên có liên quan biết trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Trong các trường hợp khác, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập họp Hội đồng thành viên trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định thì phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên có liên quan của công ty. Trường hợp này, thành viên hoặc nhóm thành viên đã yêu cầu có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.
Như vậy ngoài Chủ tịch Hội đồng thành viên có quuyền triệu tập họp Hội đồng thành viên thì các thành viên khác cũng có quyền này theo khoản 8 và 9 điều 50. Các ban có thể tham khảo bài viết quyền của thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên để hiểu rõ. Khi nhận được yêu cầu họp của thành viên thì Chủ tịch Hội đồng thành viên phải tổ chức cuộc họp trong vòng 15 ngày, nếu không thành viên có thể tự triệu tập họp Hội đồng thành viên.
Nơi tổ chức họp bắt buộc phải là trụ sở chính công ty, nếu là địa điểm khác phải có quy định trong Điều lệ công ty.
Thông báo họp bao gồm thời gian, địa điểm, chương trình họp có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên.
Nếu chương trình họp liên quan đến các vấn đề như sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty thì tài liệu họp phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp.
Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung họp chậm nhất trước 1 ngày tổ chức cuộc họp đến trụ sở chính công ty bằng văn bảng hoặc có thể kiến nghị bổ sung trước cuộc họp nhưng phải được đa số thành viên tham dự cuộc họp tán thành.
Và trong văn bản kiến nghị bổ sung nội dung cuộc họp phải thể hiện đầy đủ nội dung về thông tin cá nhân nếu thành viên là cá nhân, thông tin tổ chức nếu thành viên là tổ chức, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp; nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp; lý do kiến nghị. Nếu không đầy đủ các thông tin trên Chủ tich Hội đồng thành viên có quyền bác bỏ kiến nghị này.
Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên nếu không tổ chức họp theo quy định.
NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.
