Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập, tên doanh nghiệp không chỉ là danh xưng mà còn là yếu tố quan trọng để xây dựng thương hiệu và xác định tư cách pháp lý của doanh nghiệp. Điều 37, 38, 39, 40 và 41 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định chi tiết về cách đặt tên doanh nghiệp, các điều cấm, tên bằng tiếng nước ngoài, tên viết tắt, cũng như tên chi nhánh, văn phòng đại diện và các trường hợp trùng hoặc gây nhầm lẫn. Bài viết này phân tích nội dung các điều luật, giải thích ý nghĩa từng khoản và cách áp dụng thực tiễn, giúp doanh nghiệp lựa chọn tên phù hợp, đồng thời tận dụng các dịch vụ tư vấn đặt tên doanh nghiệp hoặc dịch vụ thành lập công ty để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Cơ sở pháp lý về tên doanh nghiệp
Điều 37, 38, 39, 40 và 41 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về tên doanh nghiệp như sau:
Điều 37. Tên doanh nghiệp
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố:
a) Loại hình doanh nghiệp;
b) Tên riêng.Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.
Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối tên dự kiến đăng ký dựa trên các quy định tại Điều này và Điều 38, 39, 41.
Điều 38. Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp
Đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký (theo Điều 41).
Sử dụng tên cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội để làm tên riêng, trừ trường hợp được chấp thuận.
Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục.
Điều 39. Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt
Tên tiếng nước ngoài là tên dịch từ tên tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh, giữ nguyên hoặc dịch nghĩa tên riêng.
Tên tiếng nước ngoài được in/viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, giấy tờ giao dịch, hồ sơ, ấn phẩm.
Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên tiếng nước ngoài.
Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được viết bằng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W, chữ số, ký hiệu.
Tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Chi nhánh”, “Văn phòng đại diện” hoặc “Địa điểm kinh doanh”.
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in/viết với khổ chữ nhỏ hơn tên doanh nghiệp trên giấy tờ, hồ sơ, ấn phẩm.
Điều 41. Tên trùng và tên gây nhầm lẫn
Tên trùng là tên tiếng Việt hoàn toàn giống với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
Tên gây nhầm lẫn bao gồm:
a) Tên đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký;
b) Tên viết tắt trùng với tên viết tắt đã đăng ký;
c) Tên tiếng nước ngoài trùng với tên tiếng nước ngoài đã đăng ký;
d) Tên riêng chỉ khác bởi số tự nhiên, số thứ tự, chữ cái tiếng Việt, F, J, Z, W;
đ) Tên riêng chỉ khác bởi ký hiệu “&”, “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”;
e) Tên riêng chỉ khác bởi từ “tân” hoặc “mới” trước/sau tên;
g) Tên riêng chỉ khác bởi cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”;
h) Tên riêng trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.Các trường hợp tại điểm d, đ, e, g, h không áp dụng cho công ty con của công ty đã đăng ký.
Những quy định này tạo hành lang pháp lý rõ ràng, giúp doanh nghiệp đặt tên hợp pháp, tránh vi phạm và xây dựng thương hiệu hiệu quả.
Phân tích về tên doanh nghiệp
1. Cấu trúc tên doanh nghiệp
Khoản 1 và 2 Điều 37 quy định tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Loại hình được viết rõ như “công ty TNHH”, “công ty CP”, “công ty HD” hoặc “DNTN”. Khoản 3 quy định tên riêng sử dụng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Ví dụ, “Công ty TNHH Công nghệ Sáng Tạo” có loại hình là “Công ty TNHH” và tên riêng là “Công nghệ Sáng Tạo”. Tên riêng như “Sáng Tạo 123” hoặc “TechZ” đều hợp lệ nhờ sử dụng chữ cái, số và ký hiệu được phép. Quy định này giúp phân biệt loại hình doanh nghiệp, tạo sự thống nhất và dễ nhận diện. Doanh nghiệp cần kiểm tra tên riêng trên Cổng thông tin quốc gia để tránh trùng lặp. Dịch vụ tư vấn đặt tên doanh nghiệp hỗ trợ kiểm tra và đề xuất tên phù hợp, trong khi dịch vụ thành lập công ty đảm bảo hồ sơ đăng ký tên chính xác.
2. Yêu cầu công khai tên doanh nghiệp
Khoản 4 Điều 37 yêu cầu tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và in trên giấy tờ, hồ sơ, ấn phẩm. Điều này đảm bảo doanh nghiệp công khai danh xưng, tạo niềm tin với đối tác và khách hàng.
Trong thực tế, một công ty cổ phần phải gắn biển “Công ty CP Thương mại ABC” tại trụ sở chính ở “Số 123, đường Nguyễn Huệ, quận 1, TP. Hồ Chí Minh” và in tên này trên hợp đồng, hóa đơn. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh giúp doanh nghiệp đảm bảo địa chỉ trụ sở hợp pháp để gắn tên, trong khi dịch vụ kế toán trọn gói hỗ trợ in tên doanh nghiệp đúng quy định trên hóa đơn, báo cáo tài chính.
3. Những điều cấm khi đặt tên
Điều 38 liệt kê các điều cấm: không đặt tên trùng/gây nhầm lẫn (theo Điều 41), không sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội (trừ khi được chấp thuận), không sử dụng từ ngữ vi phạm văn hóa, đạo đức. Khoản 5 Điều 37 cho phép cơ quan đăng ký từ chối tên không phù hợp.
Ví dụ, tên “Công ty TNHH Bộ Quốc phòng” sẽ bị từ chối vì vi phạm khoản 2 Điều 38. Tên “Công ty TNHH Sáng Tạo” trùng với doanh nghiệp đã đăng ký tại TP. Hồ Chí Minh cũng bị từ chối. Tên như “Công ty TNHH Sex Toy” có thể bị coi là vi phạm thuần phong mỹ tục. Quy định này bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp đã đăng ký và đảm bảo văn hóa kinh doanh. Dịch vụ tư vấn đặt tên doanh nghiệp giúp kiểm tra trùng lặp và đảm bảo tên không vi phạm.
4. Tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt
Điều 39 quy định tên tiếng nước ngoài là bản dịch từ tên tiếng Việt sang hệ chữ La-tinh, có thể giữ nguyên hoặc dịch nghĩa tên riêng. Tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt phải có khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt trên giấy tờ, ấn phẩm.
Ví dụ, “Công ty TNHH Công nghệ Sáng Tạo” có thể dịch thành “Creative Technology Co., Ltd” hoặc giữ nguyên “Sang Tao Technology Co., Ltd”. Tên viết tắt có thể là “CTST Co., Ltd”. Tên tiếng nước ngoài như “Creative Technology” phải in nhỏ hơn trên danh thiếp hoặc hợp đồng. Quy định này tạo sự chuyên nghiệp trong giao dịch quốc tế, đồng thời ưu tiên tên tiếng Việt. Dịch vụ tư vấn đặt tên doanh nghiệp hỗ trợ dịch và kiểm tra tên tiếng nước ngoài, đảm bảo không trùng lặp.
5. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Điều 40 yêu cầu tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ như “Chi nhánh”, “Văn phòng đại diện”. Tên này sử dụng chữ cái, số, ký hiệu tương tự tên doanh nghiệp và in nhỏ hơn trên giấy tờ.
Ví dụ, chi nhánh của “Công ty TNHH Công nghệ Sáng Tạo” có thể là “Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Sáng Tạo – Hà Nội”. Tên chi nhánh phải gắn tại địa điểm hoạt động và in trên hợp đồng chi nhánh. Quy định này giúp phân biệt rõ chi nhánh và doanh nghiệp mẹ, tránh nhầm lẫn. Dịch vụ thành lập công ty hỗ trợ đăng ký tên chi nhánh, trong khi dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh đảm bảo địa chỉ chi nhánh hợp pháp.
6. Tên trùng và gây nhầm lẫn
Điều 41 định nghĩa tên trùng là tên tiếng Việt hoàn toàn giống với tên đã đăng ký. Tên gây nhầm lẫn bao gồm các trường hợp như tên đọc giống, tên viết tắt trùng, tên tiếng nước ngoài trùng, hoặc tên chỉ khác bởi số, ký hiệu, từ “tân”, “mới”, “miền Bắc”. Công ty con được miễn áp dụng một số trường hợp.
Ví dụ, “Công ty TNHH Sáng Tạo” trùng với doanh nghiệp đã đăng ký sẽ bị từ chối. “Công ty TNHH Tân Sáng Tạo” hoặc “Công ty TNHH Sáng Tạo Miền Nam” có thể bị coi là gây nhầm lẫn. Tuy nhiên, một công ty con như “Công ty TNHH Sáng Tạo Miền Bắc” của “Công ty TNHH Sáng Tạo” có thể được chấp thuận. Doanh nghiệp cần tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia trước khi đăng ký. Dịch vụ tư vấn đặt tên doanh nghiệp giúp kiểm tra và đề xuất tên không vi phạm, giảm rủi ro bị từ chối.
Ứng dụng thực tiễn và lưu ý
Tên doanh nghiệp không chỉ là yếu tố pháp lý mà còn là công cụ xây dựng thương hiệu, ảnh hưởng đến nhận diện và uy tín. Một số lưu ý thực tiễn:
Kiểm tra trùng lặp: Tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia để tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn. Dịch vụ tư vấn đặt tên doanh nghiệp hỗ trợ kiểm tra nhanh chóng.
Tuân thủ quy định cấm: Tránh sử dụng tên cơ quan nhà nước, từ ngữ nhạy cảm. Doanh nghiệp có thể nhờ dịch vụ thành lập công ty để đảm bảo tên hợp pháp.
Công khai tên đúng cách: Gắn tên tại trụ sở, chi nhánh và in trên giấy tờ, hóa đơn. Dịch vụ kế toán trọn gói giúp đảm bảo tên in đúng trên báo cáo tài chính, hóa đơn.
Tên tiếng nước ngoài và viết tắt: Đảm bảo tên tiếng nước ngoài, viết tắt không trùng lặp và in nhỏ hơn tên tiếng Việt.
Địa chỉ hợp pháp: Sử dụng dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh để đảm bảo địa chỉ gắn tên doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý.
Xử lý từ chối tên: Nếu tên bị từ chối, điều chỉnh theo thông báo của cơ quan đăng ký. Dịch vụ tư vấn đặt tên doanh nghiệp hỗ trợ sửa đổi và nộp lại hồ sơ.
Trong thực tiễn, việc chọn tên doanh nghiệp đòi hỏi cân nhắc cả yếu tố pháp lý và thương hiệu. Một startup công nghệ có thể chọn “Công ty TNHH TechZ Việt Nam” để vừa hợp pháp vừa dễ nhớ. Một công ty xuất khẩu có thể dịch tên thành “Vietnam Trade Co., Ltd” để giao dịch quốc tế. Tuy nhiên, không kiểm tra trùng lặp hoặc vi phạm quy định cấm có thể dẫn đến từ chối đăng ký, gây mất thời gian và chi phí. Dịch vụ báo cáo thuế cũng hữu ích khi doanh nghiệp cần cập nhật tên trên hóa đơn sau thay đổi.
Điều 37, 38, 39, 40 và 41 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ tên doanh nghiệp, từ cấu trúc, yêu cầu công khai, điều cấm đến tên tiếng nước ngoài, chi nhánh và các trường hợp trùng, gây nhầm lẫn. Những quy định này đảm bảo tính minh bạch, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp và thúc đẩy môi trường kinh doanh lành mạnh. Để đặt tên hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng, tuân thủ quy định và tận dụng dịch vụ tư vấn đặt tên doanh nghiệp, dịch vụ thành lập công ty, dịch vụ báo cáo thuế hoặc dịch vụ kế toán trọn gói để tối ưu hóa quy trình. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, việc nắm vững quy định về tên doanh nghiệp giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu mạnh, giảm thiểu rủi ro pháp lý và phát triển bền vững.
NVL Legal – Chuyên gia pháp lý biên tập bài viết website nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin ở mức độ cơ bản. Tuy nhiên, quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, tại thời điểm đăng tải bài viết không tránh khỏi việc cập nhật chưa kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, chưa là căn cứ đầy đủ để áp dụng trong thực tế. Nếu cần thêm thông tin chính xác, bạn vui lòng liên hệ NVL để được hỗ trợ.
