Quy định và hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân

Việc xuất hóa đơn cho cá nhân đúng quy định góp phần đảm bảo công bằng trong kinh doanh, bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và tăng cường thu ngân sách nhà nước. Dưới đây Nam Việt Luật sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về quy định và hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp và người bán hàng nắm vững các nguyên tắc và tránh những sai sót có thể dẫn đến xử phạt.

Đối tượng và trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn

Đối tượng bắt buộc phải xuất hóa đơn cho cá nhân:

Cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật, bao gồm:

Hộ kinh doanh;
Cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh.

Cá nhân được cơ quan thuế cấp Giấy chứng nhận đăng ký kê khai thuế.

Các trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân gồm:

Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu thuế GTGT với doanh thu từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đạt hoặc vượt mức quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải xuất hóa đơn cho cá nhân trên 20 triệu. Nghĩa là khi bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên thì người bán phải lập hóa đơn cho người mua là cá nhân không kinh doanh.
Các trường hợp đặc biệt khác theo quy định của pháp luật, cụ thể như: Bán bất động sản; Cung cấp dịch vụ vận tải;…

Quy định về nội dung trên hóa đơn cho cá nhân

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xuất hóa đơn cho cá nhân cần đảm bảo nội dung bắt buộc đầy đủ bao gồm:

Tên hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn;
Số hóa đơn;
Hóa đơn liên;
Tên, địa chỉ của người bán;
Tên, địa chỉ của người mua (trừ trường hợp quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP);
Tên hàng hóa, dịch vụ;
Đơn vị tính;
Số lượng;
Đơn giá;
Thành tiền;
Thuế GTGT;
Tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng;
Ngày lập hóa đơn;
Chữ ký, đóng dấu của người bán (đối với hóa đơn giấy).

Thông tin được phép có trên hóa đơn cá nhân:

Logo của người bán;
Mã số thuế của người bán;
Mã số thuế của người mua;
Hình thức thanh toán;
Điều khoản thanh toán;
Ghi chú.

Trường hợp đặc biệt:

Có những trường hợp không yêu cầu đầy đủ nội dung trên hóa đơn, như khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài hoặc khi bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh.

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân

Trường hợp xuất hóa đơn cá nhân không có mã số thuế, người bán cần lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin liên quan tới mã số thuế, tên và địa chỉ của khách hàng”.

Quy trình xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế và xuất hóa đơn không có mã số thuế đều bao gồm: Các bước chuẩn bị hóa đơn, điền thông tin, thêm chữ kỹ. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy dưới đây.

Cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân

Để xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân bạn cần thực hiện như sau:

Bước 1: Sử dụng phần mềm kê khai hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính cung cấp hoặc phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính công bố.
Bước 2: Kết nối với hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Bước 3: Kê khai và nộp hóa đơn điện tử theo quy định.

Cách xuất hóa đơn giấy cho cá nhân

Các bước để xuất hóa đơn đỏ cho cá nhân bằng giấy như sau:

Bước 1: Dùng hóa đơn do cơ quan thuế cấp hoặc tự in theo mẫu quy định.
Bước 2: Ghi chép đầy đủ thông tin bắt buộc trên hóa đơn.
Bước 3: Ký, đóng dấu trên hóa đơn (nếu có).
Bước 4: Giao hóa đơn cho người mua.

Quy định về bảo quản và lưu giữ hóa đơn cho cá nhân

Người bán có trách nhiệm bảo quản và lưu giữ hóa đơn cho cá nhân theo quy định.

Hóa đơn điện tử: Lưu trữ trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế hoặc lưu trữ dưới dạng tệp tin điện tử trên máy tính.
Hóa đơn giấy: Lưu trữ tại kho lưu trữ của người bán, không tẩy xóa hoặc sửa chữa, đảm bảo an toàn, chống cháy nổ, mối mọt và các tác nhân gây hư hỏng khác.

Giải đáp một số thắc mắc thường gặp về xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân

Mức xử phạt khi không lập hóa đơn?

Phạt tiền từ 10,000,000 đồng đến 20,000,000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200,000 đồng trở lên.

Ngoài ra, hậu quả của việc vi phạm quy định về xuất hóa đơn còn có thể khiến doanh nghiệp/cá nhân kinh doanh bị truy thuế, truy thuế GTGT; Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kê khai thuế.

Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân được không?

Việc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân hoàn toàn hợp pháp và được quy định trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn. Tuy nhiên, cần lưu ý một số trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân gồm: Giao dịch có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên; Khi bán hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục do Bộ Tài chính quy định, gồm một số mặt hàng như xăng dầu, gas, thuốc lá, bia, rượu, bất động sản,….

Trường hợp không bắt buộc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân: Giao dịch có giá trị thanh toán dưới 200.000 đồng, tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu, người bán vẫn có thể xuất hóa đơn; Người mua là cá nhân có mã số thuế và yêu cầu xuất hóa đơn.

Hướng dẫn tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử?

Bạn có thể truy cập website của Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn/) hoặc website của cơ quan thuế nơi quản lý. Sau đó nhập thông tin tra cứu (ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã số thuế của người bán,….) là có thể xem thông tin tra cứu.

Quy trình xử lý hóa đơn bị rách, hỏng hoặc mất?

Đối với hóa đơn điện tử thì cần báo cáo sự việc với cơ quan thuế. Sau đó cung cấp thông tin về hóa đơn bị rách, hỏng hoặc mất để được cơ quan thuế hỗ trợ xử lý.

Đối với hóa đơn giấy thì phải lập biên bản ghi chép chi tiết tình trạng của hóa đơn bị rách, hỏng hoặc mất. Và lưu giữ biên bản cùng với các hóa đơn khác.

Việc tuân thủ đúng quy định và hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân mang lại nhiều lợi ích cho cả người bán và người mua. Nam Việt Luật hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc xuất hóa đơn đúng quy định. Hãy đảm bảo rằng mọi hóa đơn được xuất ra đều phản ánh chính xác và đầy đủ thông tin theo quy định để tránh những rủi ro không đáng có trong hoạt động kinh doanh của bạn.

NVL Legal Team

NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.