Soạn thảo văn bản hành chính là hoạt động quan trọng đối với các cá nhân, tổ chức. Hiệu quả công việc có thành công hay không một phần dựa vào chất lượng của văn bản đã được ban hành. Đây là công cụ thể hiện hình ảnh cũng như uy tín của các chủ thể. Bài viết dưới đây Nam Việt Luật sẽ chia sẻ đến bạn cách soạn thảo văn bản hành chính chuẩn nhất.
Văn bản hành chính là gì?
Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, văn bản hành chính được hiểu là loại văn bản được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan hoặc tổ chức.
Do vậy, văn bản hành chính là văn bản thường dùng để truyền tải các thông tin, yêu cầu từ cấp trên xuống hoặc để thể hiện ý kiến, nguyện vọng của cá nhân/ tập thể tới các cá nhân hay cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Loại văn bản này mang tính chất quy phạm của Nhà nước và cụ thể hoá việc thi hành các văn bản pháp quy, đồng thời giúp giải quyết các việc cụ thể trong quá trình quản lý.
Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản
Trong kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, cần đảm bảo một số yêu cầu sau về kỹ thuật soạn văn bản:
- Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, khách quan, phổ thông: Khi soạn thảo văn bản hành chính cần sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh dùng các từ ngữ mơ hồ và mập mờ. Ngôn từ phải khách quan, không thiên vị và phải dễ hiểu với người đọc văn bản.
- Bảo đảm sự logic về nội dung và nhất quán về chủ đề: Khi soạn thảo văn bản cần phải có sự logic rõ ràng, mạch lạc về nội dung, không chứa quá nhiều thông tin mâu thuẫn hay đối lập khiến người đọc khó nắm bắt thông tin.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản hành chính: Mỗi văn bản sau khi soạn thảo phải xem xét kỹ càng và xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác, nhất là các văn bản hành chính được soạn thảo trong cùng một lĩnh vực.
Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính trên word
Dưới đây là chi tiết cách soạn thảo văn bản chuẩn nhất hiện nay chúng tôi xin chia sẻ đến bạn đọc.
Cách trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4
Đối với cách viết văn bản hành chính, thay vì chỉ cần trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5 như trước kia thì hiện nay tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng một khổ giấy A4 có kích thước đạt tiêu chuẩn. Cụ thể là kích thước 210mm x 297mm theo quy định về thể thức văn bản mới nhất.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến cách căn lề được quy định như sau:
- Lề trên cách mép trên từ 2 – 2,5 cm;
- Lề dưới cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm;
- Lề trái cách mép trái từ 3 – 3,5 cm;
- Lề phải cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.
Lựa chọn phông chữ và cỡ chữ
Khi soạn thảo văn bản word người soạn bắt buộc phải lựa chọn phông chữ tiếng Việt Times New Roman để trình bày nội dung, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Riêng cỡ chữ tuỳ thuộc vào từng vị trí, thành phần của văn bản mà sẽ có quy định cụ thể.
Ví dụ, phần Quốc hiệu và tiêu ngữ gồm 2 dòng chữ “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”. Theo đó, Quốc hiệu “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” thường được trình bày bằng chữ in hoa và cỡ chữ từ 12 – 13. Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” trình bày bằng chữ thường và cỡ chữ từ 13 – 14.
Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản
Văn bản hành chính có thể do nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. Do đó, cách ghi tên cơ quan cũng là điều cần lưu ý khi soạn thảo văn bản. Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn, sau đây là hướng dẫn cách ghi tên cơ quan ban hành khi soạn văn bản hành chính.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hành chính gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng và được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, in đậm, kiểu chữ đứng và được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp. Phía dưới cần có một đường kẻ ngang nét liền, độ dài bằng 1/3 – 1/2 độ dài của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ.
Số, ký hiệu văn bản
- Đối với số của văn bản
- Số văn bản phải là số thứ tự do phía cơ quan, tổ chức ban hành trong 01 năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số văn bản phải được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trong trường hợp Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan/ tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản”, được sử dụng con dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành cần phải lấy hệ thống số riêng.
- Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. Sau từ “Số” phải có dấu hai chấm (:) và những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước nó.
- Đối với ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu văn bản hành chính bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản, chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.
- Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành Công văn; chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
- Ký hiệu văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 và kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu cần có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu cần có dấu gạch nối (-) và không cách chữ.
Ví dụ, Quyết định do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Số:…/QĐ-TTg; Công văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo: Số:…/BTC-CST;…
Quy ước viết tắt tên loại văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản hành chính do cơ quan hoặc tổ chức ban hành. Theo quy định soạn thảo văn bản, tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn.
Hiện nay, văn bản hành chính bao gồm tất cả 32 thể loại, trong đó điển hình một số loại văn bản bạn thường gặp như: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Báo cáo, Biên bản, Hợp đồng, Công văn, Công điện,… Bạn có thể tham khảo bảng quy ước viết tắt tên loại văn bản được quy định tại Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ.
Cách ký tên, đóng dấu
Theo quy định soạn thảo văn bản hành chính mới nhất, chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện cụ thể như sau:
- Đối với trường hợp ký thay mặt tập thể: Văn bản phải ghi chữ viết tắt là “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo, cơ quan hoặc tổ chức.
- Đối với trường hợp được giao quyền cấp thường: Văn bản phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức.
- Đối với trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Văn bản phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Đối với trường hợp ký thừa lệnh: Văn bản phải ghi chữ viết tắt là “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan/ tổ chức.
- Đối với trường hợp ký thừa uỷ quyền: Văn bản phải chữ viết tắt là “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan/ tổ chức.
Trên đây là một số chia sẻ về cách soạn thảo văn bản hành chính mới nhất 2024. Mong rằng với kỹ năng Nam Việt Luật đã hướng dẫn sẽ giúp bạn tự tin hơn để hoàn thành văn bản hành chính một cách chỉn chu và chuẩn nhất theo quy định.
NVL Legal – Chuyên gia pháp lý biên tập bài viết website nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin ở mức độ cơ bản. Tuy nhiên, quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, tại thời điểm đăng tải bài viết không tránh khỏi việc cập nhật chưa kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, chưa là căn cứ đầy đủ để áp dụng trong thực tế. Nếu cần thêm thông tin chính xác, bạn vui lòng liên hệ NVL để được hỗ trợ.
