Nhờ có vị trí và nhiều điều kiện kinh tế – xã hội thuận lợi cùng cơ sở hạ tầng ngày càng hoàn thiện, Hải Dương được đánh giá là một trong những tỉnh có nền kinh tế khá phát triển, thu hút vốn của nhiều nhà đầu tư trong và ngoài nước. Để tìm hiểu, khảo sát thị trường tại Hải Dương cũng như tăng sự nhận diện của công ty mình, nhiều nhà đầu tư đã lựa chọn thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương.  Tuy nhiên, cũng có một bộ phận nhà đầu tư còn chưa hiểu rõ về mô hình văn phòng đại diện, điều kiện, hồ sơ, trình tự thành lập mô hình này.

Nhiều nhà đầu tư tìm hiểu về thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương

Để giúp các nhà đầu tư hiểu rõ hơn về thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương, trong bài viết này, Nam Việt Luật xin chia sẻ tới các nhà đầu tư một số nội dung chính yếu như sau:

• Quy định liên quan về thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương
• Quy trình và thông tin về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương của Nam Việt Luật
• Kinh nghiệm khi thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương
• Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương

Các bạn có thể dõi theo phần tư vấn chi tiết các nội dung nêu trên cùng Bộ phận pháp lý Nam Việt Luật dưới bài viết sau đây nhé!

Bộ phận pháp lý Nam Việt Luật trả lời:

Quy định liên quan về thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương

Văn phòng đại diện được định nghĩa theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp, là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân. Văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện của công ty không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Khi quyết định thành lập văn phòng đại diện, công ty cần nắm rõ những được điểm này để đưa ra lựa chọn phù hợp, đúng với mục đích của công ty.

Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam đòi hỏi tất cả các công ty, kể cả công ty trong nước hay công ty nước ngoài, đều phải tuân thủ các điều kiện theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP khi đặt tên văn phòng đại diện:

Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

Điều 20. Đăng ký tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

… 2. Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

3. Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
4. Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.

Điều kiện về đặt tên văn phòng đại diện được áp dụng chung cho cả công ty Việt Nam và công ty nước ngoài. Bên cạnh đó, công ty nước ngoài còn phải các điều kiện theo Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương:

Điều 7. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Các điều kiện cần khi thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương là bắt buộc, cần tuân thủ

Quy trình và thông tin về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương của Nam Việt Luật

Quy trình thành lập văn phòng đại diện của công ty Việt Nam và công ty nước ngoài thực hiện theo các quy trình cụ thể dưới đây:

1. Quy trình để thành lập văn phòng đại diện của công ty Việt Nam

Bước 1: Công ty chuẩn bị hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương, gồm có:

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện (theo mẫu);
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của người được trong trường hợp công ty ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Hồ sơ của công ty được nộp đến cơ quan có thẩm quyền là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hải Dương. Công ty lựa chọn nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức sau:

• Nộp qua mạng điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Nộp qua đường bưu chính.

Trong đó, hình thức nộp thông qua mạng điện tử là hình thức phổ biến hiện nay nhờ sự nhanh chóng, tiện lợi. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ của công ty, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Hải Dương cho công ty nếu hồ sơ đảm bảo đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

2. Quy trình để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu);
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài;
• Văn bản của công ty nước ngoài về việc cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh công ty nước ngoài có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định…

• Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của bên được công ty nước ngoài ủy quyền (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty tại cơ quan có thẩm quyền

Căn cứ vào địa điểm công ty nước ngoài dự kiến đặt văn phòng đại diện, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài là:

• Sở Công Thương tỉnh Hải Dương trong trường hợp công ty nước ngoài dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện ở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp văn phòng đại diện của công ty nước ngoài đặt trụ sở nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Công ty cần lưu ý xác định đúng cơ quan có thẩm quyền để nộp hồ sơ đúng quy định. Sau khi cơ quan có thẩm quyền nhận được bộ hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 07 ngày làm việc, công ty nước ngoài sẽ được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nếu hồ sơ đã đáp ứng đủ yêu cầu theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Nam Việt Luật là một trong những đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương cho khách hàng trong và ngoài nước. Khi sử dụng dịch vụ của Nam Việt Luật, khách hàng có thể được cung cấp một số hạng mục công việc, nội dung tư vấn sau:

• Tư vấn trước khi thành lập về các vấn đề như: Cách đặt tên văn phòng đại diện đúng quy định; các điều kiện thành lập; cách lựa chọn địa điểm đặt văn phòng đại diện; người đứng đầu văn phòng đại diện; các điều kiện áp dụng với công ty nước ngoài.
• Tư vấn và soạn thảo hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương;
• Tư vấn, hướng dẫn các bước làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương hoặc trực tiếp thực hiện thủ tục cho khách hàng.
• Tư vấn các vấn đề cần quan tâm sau khi thành lập văn phòng đại diện: Tư vấn pháp luật về thuế; cung cấp dịch vụ kế toán…

Các nhà đầu tư cũng có thể tham khảo dịch vụ thủ tục thành lập doanh nghiệp, nếu khách hàng có nhu cầu thành lập doanh nghiệp tại Hải Dương.

Nam Việt Luật là đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương

Kinh nghiệm khi thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương

Một số kinh nghiệm, lưu ý Nam Việt Luật tổng kết được qua quá trình tư vấn và thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương cho nhiều công ty, mà các bạn có thể tham khảo như:

• Thủ tục nội bộ doanh nghiệp rất quan trọng khi làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền. Dựa trên các quy định của Luật Doanh nghiệp và điều lệ, công ty phải tổ chức họp Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên, công ty hợp danh) hoặc Hội đồng quản trị công ty (đối với công ty cổ phần) hoặc ban hành quyết định (đối với công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp tư nhân) về việc thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương. Lưu ý rằng việc tổ chức họp và ban hành quyết định phải tuân thủ quy định theo Điều lệ công ty, pháp luật có liên quan để đảm bảo hiệu lực của quyết định. Liên hệ Dịch vụ của Nam Việt Luật để được tư vấn, hướng dẫn nếu công ty chưa hiểu rõ về vấn đề này.
• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thời hạn 05 năm hoặc có thể ngắn hơn tùy thuộc vào Giấy đăng ký kinh doanh của công ty nước ngoài. Do đó, trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn, công ty cần thực hiện thủ tục gia hạn tại cơ quan có thẩm quyền.
• Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có trách nhiệm báo cáo định kỳ hàng năm cho cơ quan đã cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện về hoạt động của mình trong năm trước đó, trước ngày 30 tháng 01 hàng năm. Văn phòng đại diện cần chú ý thực hiện đúng quy định, tránh bị xử phạt hành chính do chậm thực hiện.
• Các loại giấy tờ trong hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài gồm: Giấy đăng ký kinh doanh, Văn bản của công ty cử/bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, Báo cáo tài chính có kiểm toán, hộ chiếu của người nước ngoài, công ty phải chuẩn bị bản dịch ra tiếng Việt và chứng thực. Đối với Giấy đăng ký kinh doanh thì phải là bản sao được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận.

Cần tham khảo kinh nghiệm khi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương

1. Tại sao nên sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương?

Một trong những giải pháp hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho công ty khi thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương và hiện nay đang được nhiều công ty lựa chọn là sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, bởi một số lý do sau:

• Sử dụng dịch vụ giúp thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện một cách chính xác, đúng quy định của pháp luật: Trên thực tế, công ty có thể tự mình trực tiếp làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương. Tuy nhiên, công ty có thể mắc phải nhiều sai sót như thiếu giấy tờ, chuẩn bị hồ sơ sai yêu cầu… Thay vào đó, nếu công ty sử dụng dịch vụ, thủ tục sẽ luôn tuân thủ các quy định của pháp luật. Đội ngũ Luật sư, chuyên viên của đơn vị tư vấn sẽ giúp công ty hiểu rõ điều kiện, hồ sơ, quy trình thành lập văn phòng đại diện theo các quy định pháp luật mới nhất và trực tiếp làm thủ tục cho công ty (nếu được ủy quyền).
• Sử dụng dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian: Nhờ sử dụng dịch vụ, với hồ sơ được soạn thảo chính xác, đầy đủ, thủ tục của công ty được thực hiện nhanh chóng, trong thời gian luật quy định do giảm được thời gian bổ sung, sửa đổi hồ sơ. Như vậy, công ty có thể chủ động sắp xếp kế hoạch hoạt động của văn phòng đại diện theo mong muốn của mình.
• Sử dụng dịch vụ giúp tiết kiệm chi phí cho công ty: Khi công ty sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương, chi phí công ty phải trả chỉ gồm phí dịch vụ cho đơn vị tư vấn. Khoản phí này được thỏa thuận trước nên công ty có thể cân nhắc các đơn vị có mức phí dịch vụ hợp lý nhất, giúp tiết kiệm tối đa chi phí thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Tham khảo ngay: Dịch vụ của Nam Việt Luật nếu bạn có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương.

2. Bối cảnh và tình hình kinh tế xã hội tại Hải Dương

Hải Dương là tỉnh nằm ngay trên 02 hành lang giao thương quốc tế Côn Minh – Hà Nội – Hải Phòng – Hạ Long và Nam Ninh – Hà Nội – Hải Phòng – Hạ Long, có diện tích khoảng 1668km². Hải Dương có vị trí thuận lợi, được bao bọc bởi các nền kinh tế phát triển ở miền Bắc với phía Bắc giáp tỉnh Bắc Giang, phía Đông giáp tỉnh Quảng Ninh và thành phố Hải Phòng, phía Tây giáp hai tỉnh Bắc Ninh, Hưng Yên và giáp với Thái Bình ở phía Nam.

Vị trí thuận lợi như trên cùng với hệ thống giao thông đã được đầu tư tương đối hoàn thiện, hiện đại, Hải Dương có thể kết nối toàn vùng rất thuận tiện cho giao thương. Cụm cảng Kinh Môn – Kim Thành – Phú Thái và cụm cảng TP Hải Dương – Thanh Hà là hai cụm cảng chính trong giao thông thủy tại Hải Dương, đều có khả năng tiếp nhận các tàu cỡ 2000 – 3000 tấn. Mạng lưới giao thông đường bộ với nhiều quốc lộ đi qua, liên kết với các địa phương lân cận và trong cả nước như quốc lộ 5, quốc lộ 18, 37, 38B, 17B, 10.

Nền kinh tế phát triển đa ngành, nghề với nhiều lĩnh vực như:

• Về nông nghiệp, Hải Dương là vựa lương thực của miền Bắc với diện tích canh tác khá lớn, trên 100.000 ha, trong đó, 55.000 ha là diện tích đất trồng lúa, còn lại là các loại nông sản khác như vải, rau, màu và các loại cây ăn quả, gia cầm, gia súc và thủy sản.
• Về công nghiệp, Hải Dương hiện là địa phương thu hút được sự quan tâm của các nhà đầu tư trong và ngoài nước, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghiệp. Công nghiệp điện – điện tử, cơ khí kỹ thuật, may mặc, chế biến thực phẩm, thiết bị ngành dược… là các ngành chủ đạo trong nền công nghiệp ở Hải Dương. Kết hợp cùng hệ thống giao thông hiện đại, sản phẩm công nghiệp của Hải Dương có khả năng lưu thông một cách dễ dàng đi các địa phương trong nước và xuất khẩu.
• Về dịch vụ, Hải Dương được đánh giá cao về tiềm năng du lịch với 3199 di tích, di sản đa dạng và văn hóa ẩm thực phong phú cùng nhiều cảnh quan thiên nhiên độc đáo, như: núi Côn Sơn, núi Phượng Hoàng, núi An Phụ, núi Dương Nham… Du lịch sinh thái ở Hải Dương cũng là mô hình phát triển trong thời gian gần đây, hấp dẫn khách du lịch, như Đảo Cò (Thanh Miện), du lịch sinh thái miệt vườn gắn với cây đặc sản tại huyện Thanh Hà… Ngoài ra, các dịch vụ khác như vận tải kho bãi, thương mại bán lẻ, lưu trú, ăn uống… cũng đang có cơ hội phát triển, tăng trưởng nhanh.

Với những tiềm năng nêu trên, các công ty có thể cân nhắc, lựa chọn Hải Dương khi muốn thành lập công ty mới hoặc đặt chi nhánh, văn phòng đại diện tại đây. Tham khảo ngay một số ngành nghề kinh doanh phù hợp:

• Thành lập công ty du lịch tại Hải Dương
• Thành lập công ty khách sạn
• Thành lập công ty xuất khẩu

Ngoài ra, Hải Dương cũng có tiềm năng để kinh doanh nhiều ngành nghề đa dạng khác. Để lựa chọn thêm ngành nghề cho công ty của mình hoặc có nhu cầu được tư vấn, bạn hãy liên hệ ngay với dịch vụ của Nam Việt Luật.

—————————————————–

Trên đây là một số kiến thức, thông tin về thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương mà các nhà đầu tư cần hiểu rõ trước khi quyết định thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương. Chúng tôi hy vọng rằng, qua bài viết này, các nhà đầu tư đã hiểu thêm các quy định pháp luật về điều kiện, trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng như có được thông tin hữu ích khác. Trường hợp các bạn có thắc mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ của Nam Việt Luật, đừng ngần ngại liên hệ ngay để được đội ngũ nhân viên giải đáp thắc mắc, gỡ rối.

NVL Legal Team

NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.