Hóa đơn điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu bắt buộc trong kinh doanh hiện đại. Hôm nay Nam Việt Luật sẽ chia sẻ chi tiết về quy định và cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
Tầm quan trọng của việc xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn
Hóa đơn điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu bắt buộc trong kinh doanh hiện đại. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đồng thời tăng cường tính minh bạch, tăng hiệu quả trong quản lý thuế và nâng cao hình ảnh thương hiệu.
Thông tư 78/2021/TT-BTC đã đưa ra những chỉ dẫn cụ thể về cách thức xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không lấy hóa đơn, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ thuế. Theo quy định cũ, doanh nghiệp chỉ cần xuất hóa đơn cho khách hàng yêu cầu. Tuy nhiên, theo Thông tư 78, doanh nghiệp có nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử cho tất cả các giao dịch từ 200,000 đồng trở lên, kể cả khách lẻ không lấy hóa đơn.
Trường hợp không cần xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ khi: Giá trị giao dịch dưới 200.000 đồng; Bán hàng rong, buôn bán nhỏ lẻ; Cung cấp dịch vụ vận tải hành khách bằng xe buýt, xe ôm.
Quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính và thuế một cách hiệu quả. Tạo môi trường kinh doanh minh bạch, an toàn, thuận lợi cho doanh nghiệp.
Quy định về nội dung xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn
Thông tư 78 đưa ra các điều kiện cần và đủ khi xuất hóa đơn cho khách lẻ, bao gồm việc cung cấp mẫu hóa đơn và hướng dẫn cách ghi chú thông tin khách hàng trên hóa đơn để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện cho việc quản lý sau này.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử khi xuất hóa đơn người mua không lấy hóa đơn theo thông tư 78 cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố dưới đây.
- Ngày tạo, ký hiệu, mẫu số hóa đơn điện tử.
- Thông tin về người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, logo (nếu có).
- Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ (nếu có), mã số thuế (nếu có).
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thông tin về thuế GTGT (nếu có): Thuế suất và số tiền thuế.
- Tổng thanh toán: Bao gồm cả thuế GTGT (VAT)
- Chữ ký số và đóng dấu của người bán.
Lưu ý trên hóa đơn phải có ghi chú “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin”. Doanh nghiệp có thể ghi chú này ở phần “Ghi chú” trên hóa đơn. Hoặc có thể sử dụng mẫu hóa đơn riêng cho khách lẻ không lấy hóa đơn.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn
Để xuất hóa đơn cho khách lẻ không lấy hóa đơn đảm bảo đầy đủ, chuẩn xác, bạn cần thực hiện theo các bước sau.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu – Xác định trường hợp khách lẻ không yêu cầu hóa đơn
Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử nhưng không cần phải giao hóa đơn cho khách hàng. Vì vậy doanh nghiệp cần thu thập thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ. Xác định số tiền thanh toán và thuế GTGT (nếu có).
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử theo quy định
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài chính cấp phép. Hóa đơn cần phải có đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử. Sau đó Nhập đầy đủ thông tin theo quy định. Chọn “khách lẻ” là đối tượng mua hàng.
Tất cả thông tin trên hóa đơn phải chính xác và nhất quán với dữ liệu thực tế. Cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký tên và đóng dấu điện tử trên hóa đơn.
Bước 3: Ghi chú trên hóa đơn khi khách không lấy hóa đơn
Phần ghi chú cần nêu rõ lý do và xác nhận của khách hàng về việc không lấy hóa đơn. Ghi chú “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin”. Ký tên và đóng dấu điện tử trên hóa đơn.
Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần kết nối với hệ thống của cơ quan thuế qua phần mềm hóa đơn điện tử. Sau đó gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn điện tử
Sau khi xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định ít nhất 2 năm. Có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính, ổ cứng di động hoặc đám mây.
Không được sửa chữa thông tin trên hóa đơn điện tử đã ký tên và đóng dấu điện tử. Tuyệt đối không được xuất hóa đơn điện tử khống hoặc dùng hóa đơn điện tử đã hết hiệu lực.
Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân được không?
Việc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân hoàn toàn được phép theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. Tuy nhiên, cần lưu ý một số điểm sau:
Trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân:
- Giao dịch có giá trị thanh toán từ 200,000 đồng trở lên.
- Cá nhân dù có giá trị giao dịch dưới 200,000 đồng nhưng có yêu cầu xuất hóa đơn thì người bán có trách nhiệm lập hóa đơn theo quy định.
- Một số trường hợp đặc biệt khác theo quy định của pháp luật cũng bắt buộc phải xuất hóa đơn VAT cho cá nhân.
Qua bài viết này Nam Việt Luật hy vọng đã giúp bạn biết được việc xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn theo thông tư 78 là một vấn đề quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định và thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi.
NVL Legal – Chuyên gia pháp lý biên tập bài viết website nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin ở mức độ cơ bản. Tuy nhiên, quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, tại thời điểm đăng tải bài viết không tránh khỏi việc cập nhật chưa kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, chưa là căn cứ đầy đủ để áp dụng trong thực tế. Nếu cần thêm thông tin chính xác, bạn vui lòng liên hệ NVL để được hỗ trợ.
