Ngày nay, một trong những loại hoá đơn được sử dụng nhiều nhất và không thể thiếu trong lĩnh vực kinh doanh chính là hoá đơn điện tử. Bài viết hôm nay, hãy cùng Nam Việt Luật tìm hiểu chi tiết về hoá đơn này và cách thức xuất hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 nhé.
Nội dung hóa đơn gtgt điện tử
Nội dung của hóa đơn vat điện tử theo quy định bao gồm những hạng mục được giải thích chi tiết dưới đây. Khi đăng ký sử dụng loại hoá đơn này, doanh nghiệp/ cơ sở kinh doanh cần đảm bảo về mặt nội dung để tránh phạm phải sai lầm khi viết hóa đơn điện tử. Những nội dung đã được liệt kê cụ thể dựa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Tên hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hoá đơn: Tên hoá đơn được quy định tại Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn thực hiện theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-C và điều 4 thông tư 78 về hóa đơn.
- Tên liên hoá đơn do cơ quan thuế đặt in được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Đây là các tờ trong cùng một số hoá đơn và mỗi hoá đơn gồm 3 liên. Liên 1 để lưu, liên 2 giao người mua và liên 3 lưu nội bộ.
- Số hoá đơn là phần số thứ tự thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hoá đơn. Số hoá đơn được quy ước là chữ số Ả Rập và tối đã 08 chữ số. Những số này được bắt đầu từ số 1 ngày 1/1 hoặc ngày đơn vị bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Nội dung mục này được quy định chi tiết tại Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Chữ ký của người bán và người mua: Tuỳ thuộc vào từng trường hợp mà chữ kỹ của người bán và người mua sẽ có quy định nhất định. Điều này dựa theo Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thời điểm lập hóa đơn: Thời điểm lập hoá đơn cần dựa theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ngày, tháng, năm được hiển thị theo năm dương lịch.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Đây là thời điểm người bán, người mua dùng chữ ký số để ký trên hoá đơn điện tử. Định dạng ngày, tháng, năm được hiển thị theo năm dương lịch.
- Mã của cơ quan thuế: Đây là một trong những hạng mục bắt buộc với loại hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (Nếu có).
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn: Hạng mục này được quy định chi tiết trong Khoản 13, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Tham khảo: Hoá đơn VAT là gì? Quy định về cách xuất hóa đơn mớii nhất
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử
Sau khi lập hoá đơn điện tử, doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh hoàn toàn có thể tự xuất hóa đơn điện tử một cách dễ dàng. Bạn có thể xuất hoá đơn trong các trường hợp dưới đây.
Xuất từng hóa đơn điện tử
Trong quy định về xuất hóa đơn điện tử, bạn có thể xuất từng hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách dưới đây.
Xuất hoá đơn điện tử trên danh sách đã lập
Ở cách này, bạn đã có sẵn danh sách đã lập từ trước. Dưới đây là chi tiết các bước xuất hóa đơn điện tử:
- Bước 1: Vào danh sách hoá đơn sau đó tìm kiếm hoá đơn cần xuất.
- Bước 2: Chọn hoá đơn muốn xuất và nhấn “Phát hành”.
- Bước 3: Nếu khách hàng cần gửi hóa đơn, nhấn “Gửi hoá đơn cho khách hàng” sau đó thông tin về hoá đơn sẽ được gửi ngay lập tức.
- Bước 4: Ký số và phát hành hoá đơn bằng cách nhấn “Phát hành”, chọn đúng chứng thư số, cấp số hoá đơn và xuất hoá đơn điện tử. Cuối cùng nhấn “OK” là xong.
Xuất hoá đơn điện tử ngay lúc lập hoá đơn
Ngay sau khi lập hoá đơn điện tử, bạn chỉ cần nhấn Lưu và Phát hành. Tiếp theo thực hiện các bước như cách xuất hoá đơn điện tử với danh sách có sẵn là hoàn thành quá trình xuất hóa đơn theo thông tư 78.
Xuất hàng loạt hóa đơn điện tử
Với cách làm này, bạn có thể xuất nhiều hoá đơn cùng một lúc để tiết kiệm tối đa thời gian của mình thay vì xuất từng loại hoá đơn lẻ. Sau đây là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử.
- Bước 1: Chọn danh sách các hoá đơn muốn xuất cùng một lúc. Tích chọn hoá đơn và nhấn “Phát hành”.
- Bước 2: Trường hợp khách hàng yêu cầu gửi hóa đơn, nhấn “Gửi hoá đơn” rồi hệ thống sẽ tự động gửi hoá đơn đến khách hàng mà bạn đã chọn.
- Bước 3: Lựa chọn chứng thư số và hệ thống sẽ thực hiện xuất hoá đơn điện tử hàng loạt cho người dùng.
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Theo thông tư 78 xuất hóa đơn, khi thực hiện quy trình này bạn cần lưu ý đến 3 nguyên tắc quan trọng đó là:
- Nguyên tắc xuất hoá đơn GTGT: Khi thực hiện lập hoá đơn GTGT, doanh nghiệp cần phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nội dung hóa đơn. Đồng thời, ghi chính xác và đầy đủ thông tin theo quy định pháp luật.
- Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn: Các tiêu thức trên hoá đơn chính là nội dung về hoá đơn GTGT điện tử tại phần đầu tiên mà chúng tôi đã liệt kê chi tiết đến bạn đọc,
- Nguyên tắc xử lý hoá đơn điện tử khi bị xuất sai: Trong quy định xuất hóa đơn điện tử, trường hợp xuất sai hoá đơn doanh nghiệp có thể xử lý theo 1 trong 3 cách là huỷ bỏ hoá đơn; Điều chỉnh hoá đơn hoặc Thay thế hoá đơn. Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà bạn sẽ có phương án xử lý phù hợp.
Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Khi tiến hành xuất hoá đơn, doanh nghiệp/ chủ kinh doanh cũng cần lưu ý một số vấn đề sau đây để đảm bảo thực hiện theo đúng quy định xuất hóa đơn theo thông tư 78.
Xuất hoá đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hoá đơn
Khi bán hàng, các khách hàng lẻ thường có xu hướng không lấy hoá đơn. Do đó, kế toán sẽ chọn phương pháp xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân gộp thành một hoá đơn vào cuối ngày hoặc cuối tháng.
Tuy nhiên, theo quy định đưa ra 100% doanh nghiệp phải áp dụng hoá đơn đơn tử. Hoa đơn giấy sẽ chính thức bị loại bỏ. Vì vậy dù khách hàng không cần hoá đơn những doanh nghiệp/ chủ kinh doanh bắt buộc phải xuất hoá đơn điện tử đúng quy định.
Xuất hoá đơn điện tử theo hợp đồng
Đối với hoá đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý về thời điểm và nguyên tắc để đảm bảo quy trình thực hiện đúng với thông tư 78 điều chỉnh hóa đơn.
- Thời điểm lập hoá đơn đối với doanh nghiệp bán hàng hoá sẽ là thời điểm bên bán chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho người mua và không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Thời điểm xuất hóa đơn theo thông tư 78 đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm bên bán hoàn tất việc cung ứng cho bên mua. Thời điểm này không phân biệt doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa.
- Về nguyên tắc cách viết hóa đơn điện tử theo hợp đồng: Hoá đơn điện tử phải chứa đầy đủ, chính xác các nội dung cơ bản cần có trong một tờ hoá đơn.
Trên đây là những thông tin về hoá đơn điện tử và cách xuất hoá đơn điện tử theo thông tư 78. Mong rằng với kiến thức chúng tôi đã chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu hơn về loại hoá đơn này và quy trình thực hiện để đảm bảo doanh nghiệp của mình làm việc đúng theo quy định pháp luật.
NVL Legal – Chuyên gia pháp lý biên tập bài viết website nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin ở mức độ cơ bản. Tuy nhiên, quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, tại thời điểm đăng tải bài viết không tránh khỏi việc cập nhật chưa kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, chưa là căn cứ đầy đủ để áp dụng trong thực tế. Nếu cần thêm thông tin chính xác, bạn vui lòng liên hệ NVL để được hỗ trợ.
