Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Với nhiều lợi thế và tiềm năng để phát triển kinh tế, Ninh Bình là một trong những địa phương được các công ty trong và ngoài nước đầu tư thành lập công ty, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của công ty. Qua việc tư vấn cho các khách hàng, Nam Việt Luật nhận thấy có một bộ phận nhà đầu tư chưa hiểu rõ các quy định pháp luật, thủ tục để thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình. Bài viết sau đây sẽ giúp các nhà đầu tư giải đáp những vấn đề liên quan như: Văn phòng đại diện là gì? Điều kiện thành lập cũng như thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

Các nhà đầu tư quan tâm về thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Để giải đáp các vấn đề liên quan đến thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình, Nam Việt Luật xin chia sẻ các nội dung chính yếu như sau:

Quy định liên quan về thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình
Quy trình và thông tin về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình của Nam Việt Luật
Kinh nghiệm khi thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Các bạn có thể dõi theo phần tư vấn chi tiết các nội dung nêu trên cùng Bộ phận pháp lý Nam Việt Luật dưới bài viết sau đây nhé!

Bộ phận pháp lý Nam Việt Luật trả lời:

Quy định liên quan về thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Văn phòng đại diện là gì?

Hiện nay, theo pháp luật Việt Nam, hình thức văn phòng đại diện được xác định là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền và bảo vệ cho lợi ích của doanh nghiệp. Thêm vào đó, văn phòng đại diện sẽ không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều kiện để công ty thành lập văn phòng đại diện là gì?

Mỗi công ty khi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình đều phải tuân thủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Điều kiện về đặt tên văn phòng đại diện theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP là điều kiện bắt buộc đối với cả công ty Việt Nam và công ty nước ngoài khi thành lập văn phòng đại diện, cụ thể:

Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

Điều 20. Đăng ký tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

…2. Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.

Điều kiện về cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP chỉ áp dụng riêng đối với các công ty nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện:

Điều 7. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Quy trình và thông tin về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình của Nam Việt Luật

1. Thành lập văn phòng đại diện của công ty Việt Nam

Công ty Việt Nam thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện mà công ty cần chuẩn bị gồm các giấy tờ theo Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của bên được ủy quyền (nếu có ủy quyền).

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền

Bộ hồ sơ được nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Ninh Bình theo một trong các hình thức: Nộp qua mạng điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (đây là hình thức phổ biến hiện nay), nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua bưu điện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Ninh Bình nều hồ sơ đủ điều kiện được cấp.

2. Thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

Công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ công ty cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình gồm các giấy tờ theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký;
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài;
Văn bản của công ty nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh công ty nước ngoài có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định…

Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của bên được ủy quyền (nếu có việc ủy quyền).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hiện nay, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài là:

Sở Công Thương tỉnh Ninh Bình trong trường hợp nơi công ty nước ngoài dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao; hoặc
Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp văn phòng đại diện của công ty nước ngoài đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Căn cứ địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện, công ty sẽ xác định được chính xác cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp cụ thể của mình. Sau khi nhận được bộ hồ sơ hợp lệ, trong 07 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài nếu hồ sơ đã đáp ứng đủ các điều kiện.

Nam Việt Luật cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Nam Việt Luật là đơn vị hàng đầu về thủ tục thành lập doanh nghiệp. Do đó, Nam Việt Luật là một trong những đơn vị uy tín, chuyên cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình cho các khách hàng có nhu cầu. Khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng, Nam Việt Luật thực hiện các hạng mục tư vấn, công việc như:

Tư vấn trước khi thành lập văn phòng đại diện: Cách đặt tên văn phòng đại diện đúng quy định pháp luật; các điều kiện thành lập văn phòng đại diện, lựa chọn địa điểm đặt văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện…; cũng như các điều kiện áp dụng với công ty nước ngoài.
Tư vấn và soạn thảo hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình;
Tư vấn các bước làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình hoặc trực tiếp thực hiện thủ tục cho khách hàng nếu có yêu cầu.
Các vấn đề cần quan tâm sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty: Tư vấn pháp luật về thuế;…

Kinh nghiệm khi thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Khi các nhà đầu tư thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình có thể gặp những trở ngại, khó khăn phát sinh. Dưới đây, Nam Việt Luật chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích để các nhà đầu tư tham khảo:

Các công ty khi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình nên cân nhắc sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện. Mặc dù khi thành lập văn phòng đại diện, các điều kiện mà công ty cần đáp ứng có thể không quá phức tạp như cách để đặt tên đúng yêu cầu hay cách chuẩn bị hồ sơ rất quan trọng và công ty phải tuân thủ chặt chẽ, tránh các trường hợp bị cơ quan có thẩm quyền từ chối hồ sơ hoặc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Đối với công ty nước ngoài, Giấy phép thành lập văn phòng đại diện đã được cấp có quy định về thời hạn tối đa là 05 năm (hoặc có thể ngắn hơn, phụ thuộc vào Giấy đăng ký kinh doanh của công ty nước ngoài). Công ty phải chú ý thực hiện gia hạn giấy phép khi sắp hết thời hạn quy định.
Khi hoạt động tại Việt Nam, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài phải thực hiện trách nhiệm báo cáo về hoạt động của văn phòng đại diện trước ngày 30 tháng 01 hàng năm. Báo cáo được nộp cho cơ quan đã cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho công ty, qua đường bưu điện.
Khi làm thành lập văn phòng đại diện, công ty nước ngoài chú ý chuẩn bị các giấy tờ sau đây bằng bản dịch tiếng Việt và chứng thực: Giấy đăng ký kinh doanh, Văn bản của công ty cử/bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, Báo cáo tài chính có kiểm toán, hộ chiếu của người nước ngoài. Còn Giấy đăng ký kinh doanh của công ty, công ty phải chuẩn bị bản sao đã được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự.

Kinh nghiệm hữu ích để thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình

1. Tại sao nên sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình?

Trong quá trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình, các nhà đầu tư, doanh nghiệp thường gặp những khó khăn, trở ngại dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện thủ tục hoặc đáng tiếc hơn, có thể bị cơ quan có thẩm quyền từ chối cấp phép thành lập văn phòng đại diện. Một số khó khăn thường gặp như:

Công ty thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện khi chưa đáp ứng đủ các điều kiện do pháp luật quy định. Phần lớn công ty nước ngoài thường mắc phải vấn đề này do không am hiểu pháp luật Việt Nam và phải đáp ứng nhiều điều kiện, được quy định tại nhiều văn bản khác nhau.
Công ty soạn thảo hồ sơ không đủ thành phần giấy tờ theo quy định, kê khai sai thông tin hoặc kê khai thông tin không đầy đủ dẫn đến phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ nhiều lần, gây mất thời gian, chi phí cho công ty…
Khi thực tế thực hiện thủ tục công ty có thể gặp phải những tình huống phát sinh, không thể lường trước như bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình…, và công ty không biết cách giải quyết những tình huống này.

Để khắc phục những khó khăn nêu trên, công ty có thể cân nhắc việc sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình của các đơn vị tư vấn. Khi sử dụng dịch vụ, ngoài việc khắc phục những khó khăn, trở ngại, thủ tục của công ty sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác theo đúng quy định của pháp luật và công ty chỉ cần thanh toán khoản phí dịch vụ cho đơn vị tư vấn. Tham khảo ngay: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện (Hướng dẫn từ A-Z).

2. Bối cảnh và tình hình kinh tế xã hội tại Ninh Bình

Ninh Bình nằm ở cực Nam vùng đồng bằng Bắc bộ, có diện tích khoảng 1411km². Ninh Bình nằm ở vị trí giao thoa giữa 03 vùng kinh tế: vùng Hà Nội, duyên hải Bắc bộ và vùng duyên hải miền Trung cụ thể:

Phía Bắc giáp với tỉnh Hà Nam
Phía Đông và Đông Bắc giáp với tỉnh Nam Định
Phía Tây giáp với tỉnh Hòa Bình
Phía Nam giáp với tỉnh Thanh Hóa và biển Đông.

Ninh Bình có vị trí quan trọng, là đầu mối giao thông từ miền Bắc để vận chuyển hàng hóa, hành khách đi miền Trung, miền Nam, và ngược lại nhờ mạng lưới giao thông phát triển, thuận tiện. Tỉnh Ninh Bình có các tuyến quốc lộ 1A, quốc lộ 10, 12A, 12B, 59B chạy qua cùng tuyến đường sắt Bắc – Nam với nhiều nhà ga thuận tiện. Giao thông đường thủy tại tỉnh Ninh Bình cũng thuận tiện nhờ có nhiều sông lớn như: Sông Đáy, sông Càn, sông Hoàng Long, sông Vạc,… cùng các cảng lớn như: Cảng Ninh Bình, Kim Sơn, Ninh Phúc.

Ninh Bình phù hợp kinh doanh nhiều ngành nghề đa dạng

Nhờ nhiều điều kiện tự nhiên thuận lợi cùng những chính sách hiệu quả về kinh tế, đầu tư, Ninh Bình thu hút được nhiều nhà đầu tư trong và ngoài nước và xây dựng được nền kinh tế đa dạng thành phần.

Trong lĩnh vực nông nghiệp, với diện tích đất phù sa rất màu mỡ cùng nguồn nước mặt dồi dào, là những điều kiện thuận lợi để phát triển sản xuất nông nghiệp. Nền nông nghiệp ở Ninh Bình được định hướng phát triển theo hướng chuyên canh, hiện đại với nhiều vùng sản xuất lớn đã hình thành như vùng nông trường Đồng Giao trồng cây dứa thơm, vùng Kim Sơn trồng cây cói, vùng nuôi tôm sú, vùng trồng hoa và rau sạch tại Ninh Phúc, Ninh Sơn… cung cấp nguyên liệu đầu vào cho ngành công nghiệp chế biến nông sản, thủ công nghiệp (sản xuất chiếu cói…). Vùng biển của Ninh Bình còn có tiềm năng để nuôi trồng, khai thác, đánh bắt hải sản với sản lượng lớn.
Trong lĩnh vực công nghiệp, Ninh Bình có thế mạnh về công nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng nhờ nguồn tài nguyên đá vôi, đất sét có trữ lượng khá lớn; và các ngành công nghiệp sản xuất, lắp ráp ô tô, linh kiện điện tử… Ngoài đá vôi, đất sét, Ninh Bình cũng có nhiều tài nguyên khoáng sản khác như than bùn, nước khoáng… Tại Ninh Bình hiện đã hình thành 7 khu công nghiệp, gồm: KCN Gián Khẩu, KCN Khánh Phú, KCN Tam Điệp 1, Tam Điệp 2, KCN Phúc Sơn, KCN Khánh Cư, KCN Kim Sơn, đều là các khu công nghiệp lớn, thuận lợi cho các công ty sản xuất công nghiệp trong và ngoài nước.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ: Ninh Bình là địa phương có tiềm năng rất lớn để phát triển du lịch với quần thể danh thắng Tràng An đã được UNESCO ghi danh là Di sản Văn hóa và Thiên nhiên thế giới và nhiều cảnh quan rất độc đáo, thu hút lượng lớn khách du lịch như Tam Cốc – Bích Động, vườn quốc gia Cúc Phương, khu bảo tồn thiên nhiên đất ngập nước Vân Long, Nhà thờ đá Phát Diệm, động Vân Trình… Không chỉ thuận lợi cho phát triển ngành du lịch, những điều kiện này còn là cơ hội cho kinh doanh nhà hàng, khách sạn, cùng các hoạt động thương mại khác phát triển.

Với những thuận lợi trong tình hình chung của tỉnh Ninh Bình như nêu trên, có thể thấy, Ninh Bình là địa điểm phù hợp cho nhiều lĩnh vực ngành nghề đa dạng.

Tham khảo:

Hoặc xem thêm: Danh mục các ngành, nghề kinh doanh để lựa chọn ngành, nghề phù hợp.

—————————————————–

Trên đây là những vấn đề mà các nhà đầu tư cần quan tâm khi thành lập văn phòng đại diện tại Ninh Bình. Qua bài viết, Nam Việt Luật đã cung cấp cho các bạn những quy định pháp luật về điều kiện thành lập văn phòng đại diện, hướng dẫn thực hiện thủ tục cũng như nhiều thông tin hữu ích liên quan. Trường hợp bạn có thắc mắc hoặc có nhu cầu tư vấn về dịch vụ của Nam Việt Luật, hãy liên hệ Nam Việt Luật để được đội ngũ nhân viên giải đáp thắc mắc, gỡ rối những vấn đề bạn đang gặp phải nhé.