Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Dưới đây Nam Việt Luật sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh cùng một số lưu ý cần thiết.

Tầm quan trọng của việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh

Việc xuất hóa đơn hợp lệ, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo được:

• Thực hiện đúng nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Hóa đơn hợp lệ, chính xác giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.
• Có chứng từ quan trọng để theo dõi doanh thu, chi phí và xác định lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua trong giao dịch cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh.

Ngoài ra việc xuất hóa đơn cho địa điểm kinh doanh và cho thuê văn phòng hợp lệ, chính xác còn mang đến những lợi ích như:

• Giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (đối với doanh nghiệp đã đăng ký thuế GTGT).
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài chính và theo dõi dòng tiền.
• Tạo cơ sở để giải quyết tranh chấp khi có khiếu nại hoặc xảy ra sự cố. 

Tham khảo: Xử lý hóa đơn khi chuyển địa điểm kinh doanh

Các loại hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh

Các loại hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và hóa đơn bán hàng. 

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng cho doanh nghiệp đã đăng ký thuế GTGT. Doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy.
• Hóa đơn bán hàng: Chỉ có dạng hóa đơn giấy, áp dụng cho doanh nghiệp chưa đăng ký thuế GTGT hoặc hộ kinh doanh.

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh

Việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh cần được thực hiện đúng thời hạn và theo đúng quy định để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên cho thuê và bên thuê. Theo quy định hiện hành của Việt Nam, thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh được xác định như sau:

Đối với trường hợp thu tiền cho thuê văn phòng/địa điểm kinh doanh trước:

• Xuất hóa đơn ngay sau khi nhận tiền cọc hoặc tiền thuê văn phòng, địa điểm kinh doanh của bên thuê theo hợp đồng đã ký kết.
• Nội dung ghi trên hóa đơn: Ghi rõ số tiền cọc hoặc tiền thuê văn phòng, địa điểm kinh doanh đã nhận; Kỳ hạn thanh toán tiếp theo (nếu có) và các khoản phí dịch vụ đi kèm (nếu có).

Đối với trường hợp thu tiền cho thuê văn phòng/địa điểm kinh doanh sau:

• Xuất hóa đơn sau khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho thuê văn phòng, địa điểm kinh doanh (tức là sau khi hết thời hạn thuê theo hợp đồng).
• Nội dung ghi trên hóa đơn: Ghi rõ số tiền thuê văn phòng, địa điểm kinh doanh của toàn bộ thời gian thuê và những khoản phí dịch vụ kèm theo (nếu có).

Lưu ý:

• Bên cho thuê cần xuất hóa đơn đúng thời hạn theo quy định (trong vòng 10 ngày kể từ ngày cung cấp dịch vụ cho thuê) để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh bị phạt. 

• Trong trường hợp hợp đồng thuê văn phòng, địa điểm kinh doanh có điều khoản thanh toán theo từng đợt, thì bên cho thuê có thể xuất hóa đơn cho từng đợt thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Bên thuê văn phòng, địa điểm kinh doanh thanh toán tiền thuê theo hình thức chuyển khoản. Và bên cho thuê cần lưu giữ hóa đơn chuyển khoản để làm căn cứ đối chiếu khi xuất hóa đơn.

Tìm hiểu thêm: Thành lập công ty có cần hợp đồng thuê nhà không?

Quy trình xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh

Để xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh hợp lệ doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện theo quy trình sau.

Bước 1. Xác định loại hóa đơn cần sử dụng 

Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định được loại hóa đơn cần sử dụng.

• Doanh nghiệp đã đăng ký thuế GTGT: Sử dụng hóa đơn GTGT.
• Doanh nghiệp chưa đăng ký thuế GTGT hoặc hộ kinh doanh: Sử dụng hóa đơn bán hàng.

Bước 2. Chuẩn bị các thông tin cần thiết để lập hóa đơn

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh bao gồm:

• Thông tin về người bán/cho thuê: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại.
• Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), số điện thoại.
• Nội dung dịch vụ cho thuê: Diện tích, giá thuê, thời gian thuê, các dịch vụ đi kèm (nếu có).
• Số tiền thanh toán: Bao gồm tiền thuê, thuế GTGT (nếu có), các khoản phụ phí (nếu có), tổng số tiền thanh toán thuê văn phòng/địa điểm kinh doanh..
• Hình thức thanh toán: Ghi rõ phương thức thanh toán được thỏa thuận giữa hai bên (tiền mặt, chuyển khoản,…). Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, cần ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng của người bán.
• Chữ ký và đóng dấu của người bán (hoặc đại diện hợp pháp của người bán).

Bước 3. Lập hóa đơn theo đúng quy định

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn được Bộ Tài chính phát hành hoặc hóa đơn doanh nghiệp tự in theo đúng quy định. Đồng thời đảm bảo hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục và thông tin đầy đủ, chính xác, rõ ràng, không tẩy xóa.

Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh

Khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh thì doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần lưu ý một số điều sau:

• Hóa đơn phải được lập đầy đủ, chính xác và rõ ràng thông tin theo quy định của Bộ Tài chính, không được tẩy xóa, sửa chữa.
• Hóa đơn phải được lập theo đúng quy định về kích thước, mẫu mã và nội dung.
• Hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh phải được lập theo thứ tự liên tục.
• Nếu doanh nghiệp cho thuê văn phòng/địa điểm kinh doanh cho nhiều người mua trong cùng một tháng, cần lập hóa đơn riêng cho từng người mua.

• Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật (ít nhất 02 năm kể từ ngày lập hóa đơn).
• Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để lập hóa đơn cho thuê văn phòng/địa điểm kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác.

Hy vọng những thông tin trong bài viết này của Nam Việt Luật sẽ giúp ích cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng và địa điểm kinh doanh một cách chính xác và hiệu quả. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được các chuyên gia tư vấn thuế hỗ trợ tận tình.

NVL Legal Team

NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.