Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ra sao? Cần lưu ý gì khi thành lập văn phòng đại diện? Bạn đang tìm hiểu quy trình thành lập văn phòng đại diện nên chắc hẳn bạn có rất nhiều điều cần quan tâm đó là: Chi phí thành lập văn phòng đại diện bao nhiêu? Mức thuế văn phòng đại diện đóng ra sao? Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền của doanh nghiệp và đại diện cho doanh nghiệp giao dịch với khách hàng. Để tìm lời giải đáp cho những thắc mắc này, hãy cùng Nam Việt Luật tham khảo qua bài viết dưới đây để biết thêm một số thông tin cơ bản nhé!
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty trong nước
- Theo luật doanh nghiệp doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, mặt khác doanh nghiệp cũng có thể lập nhiều văn phòng đại diện khác địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Về thẩm quyền thụ lý hồ sơ thuộc sở kế hoạch và đầu tư của các tỉnh thành phố (ví dụ trụ sở của văn phòng đại diện tại Hà Nội thì do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội thụ lý hồ sơ, trụ sở văn phòng đại diện tại TPHCM thì do Sở kế hoạch đầu tư TPHCM thụ lý).
1. Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh văn phòng đại diện công ty.
- CCCD/CMND/Hộ chiếu chứng thực đối với trưởng văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm đối với trưởng văn phòng đại diện của công ty.
- Biên bản họp công ty về việc thành lập văn phòng đại diện
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty
*Lưu ý Trưởng văn phòng đại diện không nằm trong các đối tượng sau:
- Cán bộ, công chức, Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam.
- Sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam.
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước.
- Người chưa thành niên, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự.
- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh.
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản
2. Quy trình xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư nơi đặt địa chỉ văn phòng đại diện.
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, Sở Kế hoạch và đầu tư nơi đặt địa chỉ văn phòng đại diện công ty sẽ là cơ quan cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện (Ví dụ: Sở Kế hoạch và đầu tư TPHCM sẽ là cơ quan cấp phép nếu địa chỉ VPDD nằm tại TPHCM).
Bước 2: Chờ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện:
- Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, giấy tờ hợp lệ, Sở Kế hoạch và đầu tư sẽ xử lý hồ sơ mở văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Nếu hồ sơ hợp lệ, thì sau 3 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy phép mở văn phòng đại diện. Còn nếu hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ).
Bước 3: Hoàn tất các thủ tục sau khi mở văn phòng đại diện công ty:
- Khắc con dấu cho văn phòng đại diện (nếu doanh nghiệp có nhu cầu).
- Nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Thương nhân nước ngoài (công ty có trụ sở tại nước ngoài) muốn được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải thỏa mãn đủ 2 điều kiện sau:
- Công ty nước ngoài phải hoạt động không dưới một năm kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh ở nước của thương nhân đó.
- Là thương nhân được pháp luật của nước nơi thương nhân đó thành lập công ty, đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp.
2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài bao gồm:
- Bản sao công chứng hợp pháp hoá lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài đã được xác nhận tại nơi thành lập công ty. Trong trường hợp có xác định thời hạn thì thời hạn đó phải còn ít nhất hiệu lực 1 năm.
- Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Báo cáo tài chính để chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của công ty nước ngoài trong những năm gần đây.
- Bản sao điều lệ hoạt động của công ty.
- Bản sao CMND hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Hợp đồng thuê văn phòng có công chứng.
- >>> Lưu ý: Các giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, điều lệ công ty phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự ngoại giao ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện hợp pháp hóa theo quy định của pháp luật hiện hành của Việt Nam
3. Trình tự thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:
- Bước 1: Nộp hồ sơ tại Sở công thương nơi đặt địa chỉ văn phòng đại diện
- Bước 2: Chờ nhận giấy phép đăng ký văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ
- Bước 3: Hoàn tất các thủ tục cần thiết sau khi mở văn phòng đại diện
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty
1. Quy định về tên và địa chỉ của văn phòng đại diện ra sao?
– Tên của văn phòng đại diện phải là tên của doanh nghiệp kèm theo “văn phòng đại diện’’. Ví dụ:
- Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Hân Hân
- Văn Phòng Đại Diện Công Ty Consolidated Grain Industries
- Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH Eurogate Viet Nam
– Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác, cụ thể, không được đặt trụ sở văn phòng đại diện ở chung cư, tập thể.
2. Văn phòng đại diện có cần khắc con dấu không?
- Hiện nay, thì văn phòng đại diện có thể tiến hành khắc con dấu pháp nhân nếu thấy cần thiết. Còn không thì không bắt buộc phải khắc con dấu.
3. Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
- Hiện nay, văn phòng đại diện có chức năng chính là liên lạc, giao dịch, tiếp thị, tiến hành hoạt động nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường, cung cấp thông tin, quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh
4. Văn phòng đại diện có phải đăng ký thuế không?
- Nếu văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, không phát sinh thu nhập thì không cần đăng ký mã số thuế.
- Nhưng trong trường hợp VPĐD có phát sinh thu nhập và có tiến hành hoạt động sản xuất.. thì sẽ phát sinh 2 mã số thuế đó là mã thuế môn bài và mã thuế thu nhập cá nhân.
- Đặc biệt, một số trường hợp văn phòng đại diện còn không cần đóng thuế môn bài. Tuy nhiên, theo Nghị định 139/2016/TT-BTC thì nếu xảy ra hoạt động sản xuất kinh doanh, văn phòng đại diện vẫn phải đóng thuế môn bài là 1.000.000 triệu/ năm.
- Nếu văn phòng đại diện cần hạch toán thuế thì phải hạch toán theo công ty mẹ
>>> Lưu ý: Văn phòng đại diện không thể phát hành và xuất hóa đơn đỏ.
5. Ai có thể đứng tên để mở văn phòng đại diện?
Người có thể đứng tên khi thực hiện mở văn phòng đại diện cho công ty có thể là:
- Bất cứ cá nhân nào đủ năng lực hành vi dân sự, đủ điều kiện được công ty ủy quyền, cho phép đứng tên làm người đại diện
- Chủ tịch, giám đốc, người quản lý công ty mẹ…
6. Chi phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?
- Hiện nay, lệ phí thành lập văn phòng đại diện là 1.000.000 VNĐ
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Nam Việt Luật
- Tư vấn điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, công ty Việt Nam
- Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết để hoàn thiện hồ sơ.
- Đại diện khách hàng nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền
- Theo dõi quá trình xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả hồ sơ tới khách hàng.
- Đại diện nhận giấy phép hoạt động văn phòng đại diện
- Thực hiện thủ tục khắc con dấu cho văn phòng đại diện.
- Làm thủ tục đăng ký mã số thuế kinh doanh.
- Bàn giao giấy đăng ký hoạt động kinh doanh, con dấu và mã số thuế cho người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc người được ủy quyền.
- Tư vấn mọi vấn đề pháp lý phát sinh sau khi mở văn phòng đại diện.
Quý khách hàng đang có nhu cầu thành lập phòng đại diện công ty nước ngoài hay trong nước, thay đổi giấy phép kinh doanh hay có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến dịch vụ thành lập công ty, văn phòng đại diện thì đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với Nam Việt Luật qua số Hotline để được các chuyên viên hỗ trợ tư vấn tốt nhất.
NVL Legal – Chuyên gia pháp lý biên tập bài viết website nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin ở mức độ cơ bản. Tuy nhiên, quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, tại thời điểm đăng tải bài viết không tránh khỏi việc cập nhật chưa kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, chưa là căn cứ đầy đủ để áp dụng trong thực tế. Nếu cần thêm thông tin chính xác, bạn vui lòng liên hệ NVL để được hỗ trợ.
