Hiện nay, việc sử dụng chữ ký số hay chữ ký điện tử vô cùng phổ biến tại công ty, tổ chức, hay các doanh nghiệp. Trên thị trường, có rất nhiều đại lý cung cấp chữ ký số như FPT, Vina Ca,… Vậy Vina Token có ưu điểm gì? Sử dụng và cài đặt Vina Token thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thêm nhiều thông tin hữu ích về cách sử dụng Vina Token.
Chữ ký số Token là gì?
Chữ ký điện tử là yêu cầu không thể thiếu với các doanh nghiệp hiện nay. Quan trọng là vậy nhưng đây là điều nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ và tuân thủ đúng. Vậy chữ ký số là gì? Chứng từ số gồm những gì, được ứng dụng trong thực tế như thế nào?
Chữ ký số là gì? Được sử dụng như thế nào?
Chữ ký số (chứng thư số, token điện tử) được hiểu là chữ ký điện tử, được mã hóa bằng công nghệ hiện đại. Token điện tử có giá trị như con dấu và chữ ký tay của doanh nghiệp. Chữ ký số đã được công nhận về mặt luật pháp. Chứng từ số được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã pin. Chứng thư số bao gồm các thông tin như:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, mã số thuế,…
- Số seri chứng thư số.
- Thời hạn chữ ký số có hiệu lực.
- Tên đơn vị chứng thực chữ ký số.
- Chữ ký của đơn vị chứng thực chứng từ số.
- Một số hạn chế về phạm vi và áp dụng của chứng từ số.
- Một số nội dung cần thiết khác.
USB Token (thiết bị thể hiện chữ ký số) được dùng để tạo ra khóa công khai và khóa bí mật. Trong đó, khóa công khai là những thông tin công cộng, không quá quan trọng của khách hàng. Còn khóa bí mật là những dữ liệu bí mật của khách hàng. Sử dụng Token giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí khi làm thủ tục hành chính.
Công dụng của chữ ký số Vina Token
Chứng thư số vina token được dùng trong nhiều giao dịch điện tử như mua hàng trực tuyến, thanh toán tiền trực tuyến, đầu tư chứng khoán, gửi tiền,… Ngoài ra, chữ ký số vina token còn được sử dụng để khai báo hải quan, khai báo thuế mà không cần phải in giấy tờ, hồ sơ như làm thủ tục truyền thống. Đặc biệt, chữ ký số vina token giúp quá trình ký kết văn bản của các doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi hơn. So với cách thức truyền thống, sử dụng chữ ký số vina token giúp giảm thiểu nhiều thủ tục rườm rà, không cần thiết.
Chữ ký số vina token giúp việc giao dịch diễn ra dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng hơn
Sử dụng chữ ký số vina token, người dùng sẽ được đảm bảo an toàn, bảo mật mà không phải lo lắng về tình trạng mất cắp như khi dùng thẻ Visa, Master Card. Đặc biệt, dùng chữ ký số vina token, doanh nghiệp còn được hỗ trợ mỗi khi có lỗi phát sinh.
Ưu điểm của chữ ký số Vina Ca Token
Vina Ca Token có ưu điểm gì nổi bật? Tại sao bạn nên sử dụng Token của Vina Ca mà không phải đơn vị khác? Dưới đây là những ưu điểm vượt trội của Token Vina
Tiết kiệm thời gian xác nhận văn bản
Mỗi nhà cung cấp thiết bị đều có những ưu điểm riêng. Tuy nhiên, hầu hết các loại Token đều có ưu điểm tiết kiệm thời gian. Bạn thường phải mất khá nhiều thời gian đi lại, chờ đợi và in ấn hồ sơ, giấy tờ khi làm thủ tục hành chính thông thường? Dùng Vina Token, bạn sẽ nhận thấy thời gian được rút ngắn đáng kể. Mọi thủ tục được hoàn thiện nhanh gọn, giấy tờ, tài liệu được vận chuyển tới tay đối tác một cách nhanh chóng, đảm bảo.
Đảm bảo toàn vẹn nội dung
Khi thực hiện giao dịch, đối tác có thể từ chối nhận tài liệu, hợp đồng từ bạn. Do đó, để hạn chế và ngăn ngừa tình huống trên, bạn có thể yêu cầu đối tác gửi chữ ký số, con dấu kèm theo văn bản. Khi hai bên có tranh chấp, con dấu và chữ ký được cung cấp chính là bằng chứng để phân xử.
Khả năng xác định nguồn gốc
Sử dụng Vina Token, người dùng có thể xác định được nguồn gốc văn bản, tài liệu được gửi đến cho mình. Bạn sẽ tránh được trường hợp nhận phải tài liệu giả, thông tin sai sự thật. Bởi dữ liệu có sử dụng chữ ký số sẽ được mã hóa dưới dạng ký tự mà chỉ người chủ có khóa vina token mới biết.
Người gửi và người nhận có thể kiểm tra mã khóa, nếu giá trị của 2 bên giống nhau nghĩa là văn bản đó là tài liệu thật. Tính năng này của Vina Token giúp hạn chế các vụ gian lận trong giao dịch hành chính và tài chính.
Hướng dẫn sử dụng chữ ký số vina token
Trước khi sử dụng, người dùng cần cài đặt Token về máy. Theo đó, sau khi đăng ký chứng thư số, đại lý sẽ cung cấp cho bạn thiết bị USB Token để bạn cài đặt vào máy. Để mở Token, bạn cần vào My Computer, sau đó truy cập vào ổ đĩa ảo để tự động cài đặt Token. Sau khi giao diện phần mềm được mở ra, bạn có thể sử dụng Token theo hướng dẫn chi tiết sau.
Đổi tên thiết bị Token
Để đổi tên Vina Token, bạn có thể vào mục Chương trình quản lý, ấn vào ô thay đổi tên Token sau đó chọn đồng ý để đổi tên mới theo ý muốn. Người dùng cần lưu ý tên Token viết hoa không dấu.
Đổi mật khẩu mã pin USB
Token được cung cấp bởi đại lý của Vina ca thường có mật khẩu cố định là 12345678. Để đổi mã pin Token Vina Ca, bạn cần vào mục đổi mã pin, điền mã pin cũ sau đó nhập mã pin mới, chọn đồng ý để hệ thống lưu lại mật khẩu. Khi nhập mã pin Token, bạn cần lưu ý tắt chế độ gõ chữ Tiếng Việt để tránh gõ sai, khiến Token bị khóa gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Xem thông tin chữ ký số vina token
Nếu muốn kiểm tra và xem thông tin chữ ký số, người dùng cần đăng nhập Token. Sau khi điền mã pin và ấn đồng ý, người dùng có thể xem được các thông tin về chứng thư số như tên chủ sở hữu, tên vùng nhớ trong USB, khóa bí mật, khóa công khai,… Ngoài ra, để biết thêm nhiều thông tin chi tiết về chứng thư số, bạn có thể click trực tiếp vào từng mục nhỏ để xem cặn kẽ.
Xem serial number chữ ký số
Nếu muốn xem serial number của chứng thư số vina token, người dùng cần truy cập vào chương trình quản lý của Vina Ca. Sau đó chọn Detail và ấn vào ô Serial number để biết thêm thông tin chi tiết.
Một số câu hỏi thường gặp về Vina Token
Để hiểu hơn những vấn đề liên quan đến cài đặt và sử dụng chữ ký số Vina Token, bạn có thể tham khảo thêm những thông tin dưới đây. Giải đáp tham khảo sau sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về Vina Token.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng Token
Theo luật định, các cá nhân, tổ chức khi giao dịch điện tử công cộng bắt buộc phải có chữ ký số do tổ chức có thẩm quyền cung cấp. Quá trình này gồm 2 bước gồm tạo chữ ký số và kiểm tra chữ ký số. Trong đó, tạo chữ ký là việc dùng khóa bí mật để thực hiện giao dịch còn kiểm tra chữ ký là việc kiểm nghiệm xem chữ ký có đúng luật không.
Những đơn vị cung cấp chữ ký số nào uy tín?
Hiện nay có rất nhiều đại lý cung cấp chữ ký số như Vina Ca, VNPT, FPT,…. Các đơn vị cung cấp chữ ký số trên đã được Bộ thông tin và truyền thông cấp phép nên người dùng có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng. Mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những mức phí khác nhau tùy theo loại dịch vụ mà bạn lựa chọn.
Vina Ca là một trong những đơn vị cung cấp chứng từ số uy tín hàng đầu hiện nay
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những thủ tục gì để đăng ký Token?
Để đăng ký sử dụng vina token, người dùng cần chuẩn bị những giấy tờ như bản sao chứng thực giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động công ty. Bản sao công chứng chứng minh thư hoặc hộ chiếu của người đại diện và bản sao chứng nhận đăng ký thuế chứng thực cũng là những giấy tờ cần thiết.
Hai doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số vina token không?
Theo quy định pháp luật, mỗi Token được đăng ký sử dụng là một chữ ký, con dấu của riêng doanh nghiệp. Công ty phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng con dấu đó. Do đó, 2 công ty không thể dùng chung một chữ ký số Vina Token.
Vina Token bị khóa thì phải làm sao?
Nhà nước có chế độ quản lý Token vô cùng nghiêm ngặt. Do vậy, người dùng nhập sai user và mã nhiều lần thì tài khoản sẽ bị khóa. Trong những trường hợp như vậy, người dùng nên liên lạc ngay với đơn vị cung cấp Token để được hướng dẫn xử lý và giải quyết nhanh nhất.
Đổi mật khẩu vina token thế nào?
Về cơ bản, Token được bảo vệ thông qua mã bảo mật (Password). Nếu muốn đổi mật khẩu Vina Token người dùng cần đăng nhập Token sau đó thay đổi mã đã được cài đặt trước đó. Khi đổi mật khẩu Token, để tránh sai sót, người dùng nên tắt chế độ hiển thị Tiếng Việt để không gõ sai.
Thủ tục cấp lại vina token
Trong trường hợp Token của doanh nghiệp, công ty, bị mất hoặc thất lạc, bạn có thể liên lạc ngay với đơn vị cung cấp Token để được hỗ trợ giải quyết cấp lại Token nhanh chóng, kịp thời. Nếu doanh nghiệp bạn thay thông tin địa chỉ, tên công ty, quận huyện, bạn cần liên lạc với đại lý cung cấp để được hướng dẫn làm thủ tục cấp lại Token.
Sử dụng Vina Token cần lưu ý gì?
Bên cạnh nhiều ưu điểm tuyệt vời đã nêu ở trên, chứng thư số còn tồn tại một vài khuyết điểm nhỏ. Cụ thể như chữ ký số vina token còn chưa tương thích với trình duyệt Internet Explorer, lỗi chưa cài đặt Java,… Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng thông tin còn chưa được đảm bảo về chất lượng có thể khiến đường truyền bị nghẽn.
Bài viết trên là những chia sẻ về hướng dẫn sử dụng, cách đăng ký cũng như lưu ý khi sử dụng Vina Token. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ cung cấp cho bạn thêm nhiều thông tin hữu ích. Đăng ký chứng từ số là việc cần thiết, quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần phải làm khi giao dịch điện tử. Vì vậy, nếu bạn có nhu cầu đăng ký chữ ký số, đừng quên liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
NVL Legal – Chuyên gia pháp lý biên tập bài viết website nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin ở mức độ cơ bản. Tuy nhiên, quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, tại thời điểm đăng tải bài viết không tránh khỏi việc cập nhật chưa kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, chưa là căn cứ đầy đủ để áp dụng trong thực tế. Nếu cần thêm thông tin chính xác, bạn vui lòng liên hệ NVL để được hỗ trợ.
