Trong bối cảnh kinh doanh hội nhập tại Việt Nam, quy định về địa chỉ công ty đóng vai trò thiết yếu trong việc xác lập tư cách pháp lý và tạo uy tín cho doanh nghiệp. Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ ràng về yêu cầu trụ sở chính, đảm bảo địa chỉ công ty là nơi liên lạc chính thức, hợp pháp, và được xác định theo địa giới hành chính. Bài viết này phân tích chi tiết quy định về địa chỉ công ty, ý nghĩa thực tiễn, đồng thời giới thiệu dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, dịch vụ thành lập công ty, dịch vụ kế toán trọn gói, và dịch vụ báo cáo thuế để hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả.
Quy định về địa chỉ công ty theo pháp luật hiện hành
Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 là cơ sở pháp lý chính quy định về địa chỉ công ty, cụ thể:
Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp
“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
- Thực tế tư vấn tại công ty Nam Việt Luật khi thành lập công ty mới thì có nhiều khách hàng cung cấp địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp thường không đầy đủ, chính xác, không đầy đủ bốn cấp ví dụ như: số nhà ,đường, phường, quận, thành phố hoặc số nhà , ấp, xã , huyện, thành phố. Dẫn đến thủ tục hoàn thiện hồ sơ không thể thực hiện nhanh chóng cho khách hàng.
- Trên đây là một số thông tin quy định về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Nếu có bất cứ vấn đề nào cần tư vấn và giải đáp. Vui lòng liên hệ công ty Nam Việt Luật để được hỗ trợ tư vấn. Thông tin liện hệ được đề cập dưới chân trang website của công ty.
Ngoài ra, các văn bản pháp luật liên quan bổ sung hướng dẫn chi tiết:
Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp, yêu cầu địa chỉ trụ sở chính phải rõ ràng, hợp pháp, và không được đặt tại nhà chung cư dùng để ở.
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thông tin địa chỉ trụ sở.
Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, như sử dụng địa chỉ không hợp pháp.
Luật Nhà ở 2014 (Điều 6) cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích kinh doanh không phù hợp.
Những quy định này đảm bảo địa chỉ công ty là nền tảng pháp lý để doanh nghiệp hoạt động minh bạch, thuận lợi trong giao dịch và quản lý hành chính.
Phân tích quy định về địa chỉ công ty
1. Yêu cầu về vị trí địa chỉ công ty
Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính (tỉnh/thành phố, quận/huyện, phường/xã). Điều này đảm bảo cơ quan nhà nước và đối tác dễ dàng liên lạc, kiểm tra, hoặc gửi thông báo đến doanh nghiệp.
Trong thực tế, “Công ty TNHH XYZ” đăng ký trụ sở tại “Số 123, đường Lê Lợi, phường Bến Nghé, quận 1, TP. Hồ Chí Minh”. Địa chỉ này rõ ràng, hợp pháp, và phù hợp với địa giới hành chính, giúp công ty xây dựng uy tín khi ký hợp đồng với đối tác quốc tế. Ngược lại, nếu công ty sử dụng địa chỉ không tồn tại hoặc không rõ ràng, như “Khu phố A, TP. Hồ Chí Minh”, hồ sơ đăng ký sẽ bị từ chối. Dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh cung cấp địa chỉ tại các quận trung tâm, đáp ứng yêu cầu pháp lý và tăng hình ảnh chuyên nghiệp. Dịch vụ thành lập công ty hỗ trợ tư vấn địa chỉ hợp lệ khi đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng địa chỉ không được đặt tại căn hộ chung cư dùng để ở, theo Điều 6 Luật Nhà ở 2014. Vi phạm có thể bị phạt từ 10–20 triệu đồng (Nghị định 122/2021/NĐ-CP). Dịch vụ kế toán trọn gói hỗ trợ lưu trữ hồ sơ địa chỉ, đồng bộ với báo cáo tài chính.
2. Chức năng địa chỉ công ty là nơi liên lạc chính thức
Điều 42 quy định trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, nơi nhận thông báo từ cơ quan nhà nước, đối tác, hoặc khách hàng. Doanh nghiệp phải cung cấp số điện thoại, số fax, và thư điện tử (nếu có) để đảm bảo khả năng liên lạc.
Ví dụ, Công ty TNHH XYZ nhận thông báo thuế từ Chi cục Thuế quận 1 tại địa chỉ trụ sở “Số 123, đường Lê Lợi”. Công ty cung cấp số điện thoại 0909xxx và email info@congnghesangtao.vn để trao đổi với đối tác. Nếu địa chỉ không chính xác, công ty có thể bỏ lỡ thông báo quan trọng, dẫn đến phạt chậm nộp báo cáo thuế từ 4–8 triệu đồng (Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Dịch vụ báo cáo thuế giúp quản lý thông báo thuế tại địa chỉ trụ sở, đảm bảo doanh nghiệp không vi phạm. Dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh hỗ trợ nhận và chuyển tiếp thư từ, phù hợp cho doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo.
Doanh nghiệp cần duy trì địa chỉ liên lạc hoạt động, cập nhật thông tin liên lạc khi thay đổi. Dịch vụ thành lập công ty hỗ trợ đăng ký thông tin liên lạc chính xác từ đầu.
3. Yêu cầu về tính hợp pháp của địa chỉ công ty
Mặc dù Điều 42 không nêu chi tiết, nhưng Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Luật Nhà ở 2014 yêu cầu địa chỉ công ty phải hợp pháp, thuộc quyền sử dụng hoặc sở hữu của doanh nghiệp, hoặc có hợp đồng thuê hợp lệ. Địa chỉ không được đặt tại nhà chung cư dùng để ở hoặc khu vực cấm kinh doanh.
Trong thực tế, Công ty TNHH XYZ thuê văn phòng tại quận 1 với hợp đồng thuê 1 năm, kèm giấy tờ chứng minh quyền sử dụng của bên cho thuê. Cơ quan đăng ký kinh doanh chấp nhận hồ sơ này. Tuy nhiên, một công ty khác đăng ký tại căn hộ chung cư ở quận 7 bị từ chối do vi phạm Luật Nhà ở 2014. Dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh cung cấp địa chỉ hợp pháp, kèm hợp đồng thuê và giấy tờ chứng minh, đáp ứng yêu cầu cơ quan nhà nước. Dịch vụ tư vấn địa chỉ công ty hỗ trợ kiểm tra tính hợp pháp của địa chỉ trước khi đăng ký.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ như hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Dịch vụ kế toán trọn gói hỗ trợ lưu trữ giấy tờ địa chỉ, đồng bộ với hồ sơ thuế.
4. Thay đổi địa chỉ công ty và thủ tục liên quan
Điều 42 không đề cập trực tiếp, nhưng theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi, quyết định của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông, và giấy tờ chứng minh địa chỉ mới.
Ví dụ, Công ty TNHH XYZ chuyển trụ sở từ quận 1 sang “Số 456, đường Nguyễn Huệ, quận 3, TP. Hồ Chí Minh” ngày 15/6/2025. Công ty nộp hồ sơ đăng ký thay đổi trước 25/6/2025, kèm hợp đồng thuê mới. Nếu không đăng ký kịp, công ty có thể bị phạt từ 10–20 triệu đồng (Nghị định 122/2021/NĐ-CP). Dịch vụ tư vấn địa chỉ công ty hỗ trợ soạn hồ sơ thay đổi địa chỉ, nộp đúng hạn. Dịch vụ báo cáo thuế giúp cập nhật địa chỉ mới với cơ quan thuế, tránh sai sót trong báo cáo.
Doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn, hợp đồng, và con dấu (nếu có). Dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh cung cấp địa chỉ mới tại các quận phù hợp, hỗ trợ thủ tục thay đổi.
Ứng dụng thực tiễn và lưu ý
Quy định về địa chỉ công ty là nền tảng để doanh nghiệp xác lập tư cách pháp lý, xây dựng uy tín, và đảm bảo liên lạc với cơ quan nhà nước, đối tác. Một số lưu ý thực tiễn:
Chọn địa chỉ hợp pháp: Đảm bảo địa chỉ thuộc quyền sử dụng hoặc có hợp đồng thuê hợp lệ, không đặt tại chung cư ở. Dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh cung cấp địa chỉ uy tín, đáp ứng yêu cầu pháp lý.
Cung cấp thông tin liên lạc: Đăng ký số điện thoại, email chính xác để nhận thông báo. Dịch vụ tư vấn địa chỉ công ty hỗ trợ cập nhật thông tin liên lạc.
Đăng ký thay đổi kịp thời: Nộp hồ sơ trong 10 ngày khi thay đổi địa chỉ để tránh phạt. Dịch vụ thành lập công ty hỗ trợ thủ tục thay đổi địa chỉ nhanh chóng.
Quản lý hồ sơ địa chỉ: Lưu trữ hợp đồng thuê, giấy tờ chứng minh địa chỉ. Dịch vụ kế toán trọn gói hỗ trợ lưu trữ và đồng bộ hồ sơ.
Cập nhật thuế và hợp đồng: Thông báo địa chỉ mới với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác. Dịch vụ báo cáo thuế đảm bảo cập nhật thông tin thuế đúng hạn.
Trong thực tiễn, một công ty TNHH muốn thành lập tại “Số 123, đường Nguyễn Huệ, quận 1, TP. Hồ Chí Minh” cần địa chỉ hợp pháp để đăng ký doanh nghiệp. Công ty sử dụng dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh để có địa chỉ uy tín, ký hợp đồng thuê hợp lệ, và nhận thông báo thuế. Khi chuyển trụ sở sang quận 3, công ty nộp hồ sơ thay đổi đúng hạn, cập nhật thông tin thuế qua dịch vụ báo cáo thuế. Không tuân thủ quy định, như sử dụng địa chỉ chung cư ở hoặc không đăng ký thay đổi, có thể dẫn đến phạt từ 10–20 triệu đồng (Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ quy định về địa chỉ công ty, từ yêu cầu vị trí, chức năng liên lạc, đến tính hợp pháp và thủ tục thay đổi, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động minh bạch, hợp pháp. Để tuân thủ hiệu quả, doanh nghiệp cần chọn địa chỉ hợp pháp, cung cấp thông tin liên lạc chính xác, và đăng ký thay đổi kịp thời, tận dụng dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, dịch vụ thành lập công ty, dịch vụ tư vấn địa chỉ công ty, dịch vụ kế toán trọn gói, và dịch vụ báo cáo thuế để tối ưu hóa quy trình. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, việc nắm vững quy định này giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, vận hành chuyên nghiệp, và phát triển bền vững.
So sánh các quy định về địa chỉ công ty theo luật doanh nghiệp 2020, 2014, 2005
Quy định về trụ sở chính doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp 2020 (còn hiệu lực)
Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp
- Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Quy định về trụ sở chính doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp 2014 (hết hiệu lực)
- Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Một địa chỉ có thể đặt được nhiều công ty không?
Ví dụ tại một địa chỉ X đã đặt công ty A rồi thì có tiếp tục đặt được công ty B không? => Câu trả lời là được. - So sánh về về Luật doanh nghiệp mới 2014 với Luật doanh nghiệp 2005 về nghĩa vụ thông báo địa chỉ công ty mới: – Luật doanh nghiệp 2014 có những quy định rõ ràng tiến bộ và cởi mở hơn so với luật doanh nghiệp 2005, trong việc quy định về cách đặt địa chỉ công ty phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong luật doanh nghiệp 2005 đã được loại bỏ tại luật doanh nghiệp 2014, Điều đó cởi bỏ và giảm bớt thủ tục hành chính không đáng có và phiền hà cho doanh nghiệp.
Cách đặt trụ sở doanh nghiệp khi thành lập hoặc đổi địa chỉ công ty
- Bạn đã nắm những quy định trong luật doanh nghiệp hiện hành về cách đặt địa chỉ công ty để tiến hành kinh doanh đúng luật, thuận lợi?
Công ty bạn đang tìm một địa chỉ công ty mới để kinh doanh nhưng chưa biết được địa chỉ mới này có đủ điều kiện đăng ký kinh doanh để làm hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh và đặt cọc tiền? Hay bạn đã thuê địa chỉ công ty rồi thì sau đó mới biết được địa chỉ đó không thể sử dụng để đăng ký hoạt động kinh doanh với ngành nghề của doanh nghiệp mình?
Nếu có bất cứ thắc mắc về cách đặt địa chỉ công ty thì bạn vui lòng tham khảo chi tiết bài viết những quy định về cách đặt địa chỉ công ty dưới đây để có thêm kiến thức theo quy định.
Địa chỉ công ty là nơi doanh nghiệp tiến hành giao dịch kinh doanh. Do vậy trước khi thành lập công ty hay thay đổi địa chỉ công ty chúng ta cũng phải biết được những quy định về cách đặt địa chỉ công ty.
Quy định về cách đặt địa chỉ công ty/đạt trụ sở chính doanh nghiệp như: Nơi nào được phép đặt trụ sở doanh nghiệp và nơi nào không được phép, Ví dụ: Chung cư có chức năng để ở thì không được phép đặt địa chỉ công ty để thực hiện chức năng kinh doanh ở đó, tuy nhiên ở một số trung tâm thương mại/chung cư thì chủ đầu tư có xin chức năng kinh doanh cho những tầng trệt, tầng 1, tầng …
Đối với những địa chỉ công ty khác có xác định địa chỉ rõ ràng được quy định trong luật doanh nghiệp dưới đây thì hoàn toàn có thể đặt địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Một địa chỉ có thể đặt được nhiều công ty không?
- Câu trả lời là được. Ví dụ tại một địa chỉ X đã đặt công ty A rồi thì hoàn toàn có thể có tiếp tục đặt được công ty B
- Ví dụ nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh để đăng ký công ty tại cùng một tòa nhà.
Nơi nào được phép đặt trụ sở doanh nghiệp?
- Đối với những địa chỉ công ty thông thường có xác định địa chỉ rõ ràng được quy định theo Điều 43 trong luật doanh nghiệp dưới thì hoàn toàn có thể đặt địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Ví dụ nếu ở Thành phố thì xác định địa chỉ như sau:
- + 491/1 Trường Chinh, Phường 14, Quận Tân Bình, TPHCM.
- + 207A Nguyễn Văn Thủ, Phường Đakao, Quận 1, TPHCM
- Ví dụ nếu ở Tỉnh thì xác định địa chỉ như sau:
- + Thôn An Lạc, Xã Thụy Khuê, Huyện Gia Bảo, Tỉnh X
- + Xóm 2, Xã Nhị Đồng, Huyện Phú Hưng, Tỉnh Y
- Đối với những địa chỉ nằm ở chung cư thì khi đăng ký kinh doanh người đăng ký cần lưu ý các vấn đề sau:
- Đối với những căn hộ nằm tại những lầu cao của chung cư có chức năng để ở (thông thường từ lầu 3 trở lên) thì không được phép đặt địa chỉ công ty để thực hiện chức năng kinh doanh. Tuy nhiên ở một số trung tâm thương mại/chung cư thì chủ đầu tư có xin chức năng kinh doanh, thương mại, dịch vụ cho những tầng trệt, tầng 1, tầng 2..v.v. Trong trường hợp này để được chấp nhận đăng ký kinh doanh được ở những lầu này cần xuất trình văn bản chứng minh tại lầu đó có chức năng kinh doanh, thương mại, dịch vụ như: Quyết định phê duyệt dự án..v.v
So sánh về về Luật doanh nghiệp 2020, với luật doanh nghiệp 2014, 2005 vê nghĩa vụ thông báo địa chỉ công ty mới
- Luật doanh nghiệp 2020 có những quy định rõ ràng tiến bộ và cởi mở hơn so với luật doanh nghiệp 2014, 2005 vì đã bỏ quy định về cách đặt địa chỉ công ty phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong luật doanh nghiệp 2005, Điều đó cởi bỏ và giảm bớt thủ tục hành chính không đáng có và phiền hà cho doanh nghiệp.
Quy định về cách đặt địa chỉ công ty theo Luật doanh nghiệp 2014 (hết hiệu lực)
- Điều 43. Trụ sở chính của doanh nghiệp
- Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Quy định về cách đặt địa chỉ công ty theo Luật doanh nghiệp 2005 (hết hiệu lực)
1. Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
2. Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Nam Việt Luật sẽ tư vấn giúp bạn các quy định về địa chỉ công ty, thủ tục thành lập doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh một cách nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất. Vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn vẫn còn thắc mắc về cách đặt địa chỉ công ty trước khi thành lập công ty, hoặc thay đổi giấy phép kinh doanh, thay đổi giấy chứng nhận đầu tư của doanh nghiệp.
NVL Legal – Chuyên gia pháp lý biên tập bài viết website nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin ở mức độ cơ bản. Tuy nhiên, quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, tại thời điểm đăng tải bài viết không tránh khỏi việc cập nhật chưa kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, chưa là căn cứ đầy đủ để áp dụng trong thực tế. Nếu cần thêm thông tin chính xác, bạn vui lòng liên hệ NVL để được hỗ trợ.
