Trong quá trình khởi nghiệp và phát triển kinh doanh tại Việt Nam, nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, đảm bảo doanh nghiệp cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều 23 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ các nội dung bắt buộc trong giấy đề nghị, từ tên doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh đến thông tin về người đại diện theo pháp luật. Bài viết này phân tích chi tiết nội dung Điều 23, giải thích ý nghĩa từng khoản và cách áp dụng trong thực tiễn, giúp người thành lập doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý và đẩy nhanh tiến trình đăng ký.
Cơ sở pháp lý về nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Điều 23 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp như sau:
Điều 23. Nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
Tên doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có).
Ngành, nghề kinh doanh.
Vốn điều lệ; vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân.
Các loại cổ phần, mệnh giá mỗi loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần.
Thông tin đăng ký thuế.
Số lượng lao động dự kiến.
Họ, tên, chữ ký, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, thông tin giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân và thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
Họ, tên, chữ ký, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, thông tin giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần.
Những quy định này đảm bảo rằng thông tin do doanh nghiệp cung cấp là minh bạch, đầy đủ, phục vụ cho việc quản lý nhà nước và xác định tư cách pháp lý của doanh nghiệp.
Phân tích về nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
1. Tên doanh nghiệp
Khoản 1 yêu cầu ghi rõ tên doanh nghiệp trong giấy đề nghị. Tên doanh nghiệp phải tuân thủ quy định tại Điều 37 đến Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, không được trùng lặp, gây nhầm lẫn hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục.
Trong thực tế, việc lựa chọn tên doanh nghiệp cần được kiểm tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo không trùng với doanh nghiệp khác. Ví dụ, một công ty muốn đăng ký tên “Công ty TNHH Công nghệ Sáng Tạo” phải xác minh rằng tên này chưa được sử dụng. Tên doanh nghiệp không chỉ là yếu tố nhận diện mà còn ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín, do đó cần được chọn lựa cẩn thận để tránh tranh chấp pháp lý hoặc từ chối đăng ký.
2. Địa chỉ trụ sở chính và thông tin liên lạc
Khoản 2 quy định doanh nghiệp phải cung cấp địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, fax và thư điện tử (nếu có). Địa chỉ trụ sở chính là nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động quản lý và giao dịch chính, đồng thời là địa điểm liên lạc với cơ quan nhà nước.
Trong thực tiễn, địa chỉ này cần rõ ràng, cụ thể, ví dụ: “Số 123, đường Lê Lợi, quận 1, TP. Hồ Chí Minh”. Một số doanh nghiệp khởi nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, nhưng cần đảm bảo địa chỉ này được cơ quan quản lý chấp thuận để tránh bị từ chối đăng ký. Thông tin liên lạc như email giúp cơ quan đăng ký hoặc đối tác dễ dàng liên hệ, tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
3. Ngành, nghề kinh doanh
Khoản 3 yêu cầu liệt kê ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tham chiếu Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC) để ghi mã ngành phù hợp, đồng thời xác định ngành nghề chính và phụ.
Ví dụ, một công ty kinh doanh phần mềm có thể đăng ký mã ngành 6201 (lập trình máy tính) làm ngành chính và mã ngành 6202 (tư vấn máy tính) làm ngành phụ. Đối với ngành nghề có điều kiện, như y tế hoặc giáo dục, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu pháp lý trước khi hoạt động. Việc kê khai chính xác ngành nghề giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật và tạo cơ sở để mở rộng hoạt động trong tương lai.
4. Vốn điều lệ và vốn đầu tư
Khoản 4 yêu cầu ghi rõ vốn điều lệ (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh) hoặc vốn đầu tư (đối với doanh nghiệp tư nhân). Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên/cổ đông cam kết góp, còn vốn đầu tư là số vốn chủ doanh nghiệp tư nhân cam kết.
Trong thực tế, một công ty trách nhiệm hữu hạn đăng ký vốn điều lệ 1 tỷ đồng cần góp đủ số vốn này trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định khác. Kê khai vốn điều lệ chính xác là yếu tố quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và trách nhiệm pháp lý của các thành viên. Doanh nghiệp cần cân nhắc mức vốn phù hợp với quy mô và ngành nghề để tránh kê khai khống, dẫn đến xử phạt.
5. Thông tin về cổ phần đối với công ty cổ phần
Khoản 5 áp dụng cho công ty cổ phần, yêu cầu cung cấp thông tin về các loại cổ phần, mệnh giá mỗi loại và tổng số cổ phần được quyền chào bán. Điều này đảm bảo minh bạch trong cơ cấu vốn và quyền lợi của cổ đông.
Ví dụ, một công ty cổ phần có thể đăng ký phát hành cổ phần phổ thông với mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần và tổng cộng 100.000 cổ phần được quyền chào bán. Nếu có cổ phần ưu đãi, như cổ phần ưu đãi cổ tức, cần ghi rõ tỷ lệ và quyền lợi đi kèm. Quy định này giúp cổ đông và nhà đầu tư hiểu rõ cơ cấu vốn, đồng thời hỗ trợ cơ quan quản lý giám sát việc phát hành cổ phần đúng quy định.
6. Thông tin đăng ký thuế
Khoản 6 yêu cầu cung cấp thông tin đăng ký thuế, thường là mã số thuế hoặc thông tin để đăng ký mã số thuế. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế sau khi thành lập.
Trong thực tiễn, mã số thuế thường trùng với mã số doanh nghiệp, được cấp cùng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin này chính xác để tránh sai sót khi kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc cung cấp thông tin thuế đúng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh các vấn đề pháp lý liên quan đến thuế.
7. Số lượng lao động dự kiến
Khoản 7 yêu cầu doanh nghiệp nêu số lượng lao động dự kiến, giúp cơ quan quản lý đánh giá quy mô hoạt động và tác động kinh tế của doanh nghiệp.
Ví dụ, một công ty khởi nghiệp công nghệ có thể dự kiến tuyển dụng 10 nhân viên trong năm đầu tiên, trong khi một công ty sản xuất có thể cần 50 lao động. Thông tin này không mang tính ràng buộc pháp lý nhưng giúp cơ quan nhà nước lập kế hoạch hỗ trợ việc làm hoặc giám sát các chính sách lao động. Doanh nghiệp cần ước tính số lượng lao động thực tế để phản ánh đúng kế hoạch kinh doanh.
8. Thông tin về chủ doanh nghiệp tư nhân và thành viên hợp danh
Khoản 8 áp dụng cho doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh, yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc thành viên hợp danh, bao gồm họ tên, chữ ký, địa chỉ, quốc tịch và thông tin giấy tờ pháp lý (như CMND/CCCD/hộ chiếu).
Trong thực tế, chủ một doanh nghiệp tư nhân cần cung cấp bản sao CCCD và ký xác nhận trên giấy đề nghị. Đối với công ty hợp danh, tất cả thành viên hợp danh phải cung cấp thông tin tương tự, vì họ chịu trách nhiệm vô hạn đối với hoạt động doanh nghiệp. Quy định này đảm bảo cơ quan quản lý xác định rõ tư cách pháp lý của các cá nhân chịu trách nhiệm chính, đồng thời tăng tính minh bạch trong quản trị.
9. Thông tin về người đại diện theo pháp luật
Khoản 9 yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, bao gồm họ tên, chữ ký, địa chỉ, quốc tịch và thông tin giấy tờ pháp lý.
Ví dụ, giám đốc một công ty trách nhiệm hữu hạn phải cung cấp bản sao CCCD và ký xác nhận trên giấy đề nghị. Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch và đại diện doanh nghiệp trước pháp luật, do đó thông tin cần chính xác để tránh tranh chấp hoặc từ chối đăng ký. Quy định này đảm bảo doanh nghiệp có người đại diện rõ ràng, tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động kinh doanh.
Ứng dụng thực tiễn và lưu ý
Việc chuẩn bị nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ. Một số lưu ý thực tiễn bao gồm:
Kiểm tra tên doanh nghiệp: Sử dụng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tên không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn.
Xác định ngành nghề chính xác: Tham khảo mã VSIC và kiểm tra điều kiện đối với ngành nghề có yêu cầu đặc biệt.
Đảm bảo thông tin cá nhân: Các thông tin như CCCD, địa chỉ cần khớp với giấy tờ pháp lý để tránh sai sót.
Chuẩn bị vốn điều lệ hợp lý: Đảm bảo khả năng góp vốn đúng hạn và phù hợp với quy mô kinh doanh.
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý hoặc phần mềm hỗ trợ để chuẩn bị hồ sơ chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Điều 23 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp cung cấp thông tin đầy đủ và minh bạch để được cấp giấy chứng nhận. Từ tên doanh nghiệp, ngành nghề, vốn điều lệ đến thông tin người đại diện, các nội dung này không chỉ phục vụ quản lý nhà nước mà còn xác định tư cách pháp lý và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện hiệu quả, người thành lập cần chuẩn bị hồ sơ cẩn thận, kiểm tra thông tin chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Trong bối cảnh kinh tế hội nhập, việc nắm vững quy định về nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp giúp doanh nghiệp khởi đầu thuận lợi, xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Nguyễn Chính Alex có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Doanh nghiệp, đầu tư, marketing, kinh doanh, thương mại, tư vấn cấp phép, thuế, bất động sản, đất đai, hôn nhân, thừa kế, đăng ký kết hôn nước ngoài, dân sự, hình sự.
Giám đốc pháp chế tại NVL
