• Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam

    • Đầu tư nước ngoài
    • Main Nguyen Tác giả: Main Nguyen
      5 /5 của 2 đánh giá

    Theo Pháp luật Việt Nam, mọi giấy tờ và tài liệu công do cơ quan nước ngoài cấp phải được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự thì mới có giá trị sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.Tuy nhiên, quá trình để các tài liệu này được hợp pháp hóa có thể mất nhiều thời gian và thực sự phức tạp nếu bạn không hiểu rõ luật cũng như các quy trình và thủ tục liên quan tại Việt Nam. Do đó, rất nhiều nhà đầu tư, cá nhân hay tổ chức kinh tế nước ngoài không biết làm thế nào để hợp pháp hoá các loại tài liệu nước ngoài của họ để sử dụng tại Việt Nam. Họ cũng thường không biết bắt đầu từ đâu hoặc hoặc cần chuẩn bị những gì? Làm việc với cơ quan nào? Thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự có quy trình chi tiết ra sao? Để giải đáp tất cả những thắc mắc trên, nay Nam Việt Luật xin được giới thiệu đến các bạn toàn bộ quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam thông qua bài viết dưới đây. Nào! Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

    1. THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ LÀ GÌ?

    Về mặt lý thuyết, để một giấy tờ, tài liệu được cấp bởi một quốc gia A được chấp nhận và sử dụng hợp pháp ở một quốc gia B thì tài liệu này phải trải qua một số thủ tục ở cả nước cấp (A) và nước sử dụng (B) nhằm xác thực tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu đó. Quy trình này gọi chung là hợp pháp hóa lãnh sự (legalization).

    Nói cách khác, hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình một quốc gia cung cấp giấy phép hợp pháp hóa đối với các tài liệu được cấp ở một quốc gia khác nhằm làm cho hồ sơ hoặc tài liệu đó có giá trị tại quốc gia của mình. Đó là một cách để các chính phủ đảm bảo rằng các tài liệu được sử dụng ở quốc gia của họ không trái với luật của họ.

    Cụ thể, tại Việt Nam, theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP định nghĩa như sau:

    “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam."

    Theo đó, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đề cập đến quá trình xác thực và chứng nhận tính pháp lý khi một con dấu chính thức của cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam được đóng trên một tài liệu nước ngoài, để xác nhận con dấu, chữ ký trên tài liệu/giấy tờ nước ngoài đó là không bị giả mạo, để tài liệu đó được công nhận về mặt pháp lý và được sử dụng tại Việt Nam. Ngoài ra, mục đích của con dấu này cũng là để làm nổi bật rằng tài liệu đó tuân thủ luật pháp và quy định của quốc gia đó.

    2. LỢI ÍCH CỦA THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

    Lợi ích của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:

    • Hợp pháp hóa lãnh sự rất quan trọng vì nó chứng minh rằng tài liệu đã được xử lý và đóng dấu bởi đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước cấp và không thể bị giả mạo. 
    • Chứng minh rằng tài liệu tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự không vi phạm và tuân thủ chính xác luật pháp nước ngoài và cả ở nước sở tại.
    • Xác nhận và đảm bảo tính xác thực của một tài liệu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp. Bằng cách này, hợp pháp hóa lãnh sự đảm bảo tính xác thực và mang lại sự tin tưởng cho cả người gửi và người nhận tài liệu.
    • Thủ tục này giúp bảo vệ quyền lợi cho người nước ngoài ở Việt Nam.
    • Đồng thời cũng giúp các cơ quan Nhà Nước quản lý dễ dàng người nước ngoài. Từ đó họ sẽ có trách nhiệm hơn khi làm việc, học tập và sinh sống tại nước ta.

    3. TẠI SAO PHẢI THỰC HIỆN THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI VIỆT NAM?

    • Một trong những hình thức hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu phổ biến nhất là Chứng Nhận Apostille
    • Apostille, thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Pháp, là một hình thức chứng nhận giấy tờ, tài liệu được cấp bởi một văn phòng có tên "Apostille" tồn tại ở một quốc gia khi quốc gia đó tham gia ký kết Công ước LaHay (The Hague Apostille Convention) - công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài được ký kết ngày Ngày 05 tháng 10 năm 1961.
    • Khi có Tem Chứng nhận Apostille (Apostille stamp), giấy tờ, tài liệu đó sẽ được công nhận, sử dụng hợp pháp tại TẤT CẢ các quốc gia thành viên còn lại không phải trải qua bước hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng.  
    • Chứng nhận Apostilles thường được công nhận trên toàn Liên minh Châu và các nước ký kết công ước. Theo số liệu cập nhập lần cuối 18/01/2021, hiện có 120 Quốc gia đang là thành viên công ước LaHay (The Hague Apostille Convention).
    • Tuy nhiên đến nay, nước Cộng Hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam vẫn chưa là thành viên của Công ước LaHay (The Hague Apostille Convention), hay còn gọi là Công ước Apostille về việc được miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công.
    • Do đó, khi các tài liệu nước ngoài được sử dụng tại Việt Nam thì BẮT BUỘC phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trong đó hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục rườm rà và tốn kém thời gian và chi phí khi thực hiện hết các thủ tục trong quy trình này.

    Ví dụ:

    • Mỹ và Việt Nam đều không tham gia công ước Công ước LaHay (Hague Apostille) nên mọi giấy tờ ban hành tại Mỹ đều phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự mới được sử dụng tại Việt Nam (và ngược lại)
    • Peru tham gia công ước LaHay (Hague Apostille) còn Đài Loan thì không tham gia công ước này, nên nếu muốn Giấy tờ của Peru cần được sử dụng tại Đài Loan thì sau khi được chứng nhận Apostille bởi Peru, giấy tờ/tài liệu này vẫn phải được được hợp pháp hóa lãnh sự bởi Phòng kinh tế văn hóa Đài Bắc ở Peru. 

    4. ĐIỂM KHÁC BIỆT GIỮA THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ VÀ DỊCH THUẬT CÔNG CHỨNG LÀ GÌ?

    Hợp pháp hóa lãnh sự bất kỳ tài liệu nào là một thủ tục phức tạp, đòi hỏi nhiều giấy tờ và sự xác minh của các bên. Việc này được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và sau đó được gửi đến đại sứ quán của nước tiếp nhận để xác minh. Trong hầu hết các trường hợp, có thể mất vài tuần để hoàn thành việc này.

    Do đó, để tránh phải chờ đợi lâu, một số quốc gia đã bắt đầu sử dụng dịch vụ dịch thuật chứng thực công chứng để mọi người có thể hợp pháp hóa các tài liệu của họ một cách hiệu quả hơn.

    Tuy nhiên tại Việt Nam, theo Điều 3 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định:

    Điều 3: Nội dung chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

    Khác với dịch thuật công chứng, thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự chỉ kiểm tra và chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu. Thủ tục này không bao gồm chứng nhận nội dung và hình thức của giấy tờ đó là chính xác với bản gốc.

    Do đó tại Việt Nam, nếu một loại giấy tờ nước ngoài chỉ được dịch thuật có công chứng mà không được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự thì cũng không có giá trị sử dụng tại Việt Nam và cũng không được luật pháp Việt nam công nhận và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp phát sinh.

    Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật Việt Nam, các tài liệu sử dụng khi làm việc với cơ quan nhà nước phải được sử dụng bằng tiếng Việt. Vì vậy, trong một số trường hợp, sau khi tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự, tài liệu của bạn phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng dịch thuật một lần nữa mới sử dụng để làm việc với cơ quan nhà nước tại Việt Nam.

    5. PHÂN BIỆT “HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ” VÀ “CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ” 

    Khi bạn tìm hiểu về quy trình hay các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam, bạn sẽ rất dễ dàng bắt gặp khái niệm “chứng nhận lãnh sự” xuất hiện một cách liên tục, tuy nhiên đây là một thủ tục HOÀN TOÀN KHÁC với thủ tục “hợp pháp hóa lãnh sự”. 

    Việc nắm vững ý nghĩa các cụm từ trong thủ tục hành chính sẽ giúp bạn tránh được những sự nhầm lẫn không đáng có phát sinh trong tương lai.

    Cụ thể, theo Điều 2  Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định:

     Điều 2. Giải thích từ ngữ

    1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

    2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

    Tóm lại:

    Nếu muốn:

    • Giấy tờ nước ngoài được sử dụng trên lãnh thổ Việt Nam, bạn cần làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
    • Giấy tờ Việt Nam được sử dụng trên lãnh thổ nước ngoài, bạn cần làm thủ tục chứng nhận lãnh sự.

    6. ĐỐI TƯỢNG NÀO CẦN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ?

    Khi người nước ngoài (cá nhân hay tổ chức kinh tế):

    • Làm kinh doanh tại Việt Nam;
    • Học tập tại Việt Nam;
    • Thành lập công ty vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam;
    • Chuyển nhượng vốn với các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam.
    • Bổ sung ngành nghề kinh doanh công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam;
    • Thay đổi giấy chứng nhận đăng ký đầu tư tại Việt Nam.

    thì phải xuất trình cho các cơ quan có thẩm quyền hoặc các đối tác các tài liệu nước ngoài cần thiết để hỗ trợ cho hoạt động công việc theo yêu cầu.

    Cụ thể theo Điều 6 - Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định:

    Điều 6. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. 

    1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền. 
    2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định này hoặc gửi qua đường bưu điện.

    7. TÀI LIỆU KHÔNG ĐƯỢC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

    Theo Điều 10 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định:

    "Điều 10. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

    1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
    2. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
    3. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
    4. Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
    5. Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam."

    Theo kinh nghiệm của Nam Việt Luật, lỗi phổ biến mà chúng tôi thường bắt gặp đó là lỗi các giấy tờ và tài liệu nước ngoài “bị sửa chữa, tẩy xóa” , điều này khiến các tài liệu thường bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu đó là các giấy tờ quan trọng như giấy khai sinh, giấy kết hôn,... bạn cần liên lạc với cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài để liên lạc cấp lại bản mới cho các giấy tờ đó rồi sau đó mới tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nhé!

    8. TÀI LIỆU ĐƯỢC MIỄN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

    Điều 9. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

    1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
    2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
    3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
    4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

    9. CÁC LOẠI TÀI LIỆU THƯỜNG ĐƯỢC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI VIỆT NAM

    Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự này thường được người nước ngoài hay tổ chức kinh tế nước ngoài thực hiện đối với các tài liệu cần sử dụng trong Việt Nam, chẳng hạn như:

    • Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy chứng nhận kết hôn và các hồ sơ địa phương khác khi cá nhân người nước ngoài sinh sống, làm việc, học tập, định cư hay kết hôn tại Việt Nam. 
    • Với tổ chức kinh tế nước ngoài, hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự có thể là:
      Giấy xin cấp Giấy Chứng nhận đăng ký đầu tư;
      Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
      Giấy chứng nhận thành lập của tổ chức tại nước ngoài;
      Hộ chiếu của nhà đầu tư người nước ngoài, báo cáo tài chính, xác nhận nghĩa vụ thuế của tổ chức tại nước ngoài…
    • Các loại giấy tờ công khác.

    Theo Công ước LaHay (Hague Apostille), các giấy tờ công bao gồm:

    • Giấy tờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với tòa án hoặc cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ, tài liệu được lập bởi công tố viên, thư ký tòa án, hoặc thừa phát lại (“huissier de justice”);
    • Văn bản công chứng;
    • Giấy tờ hành chính;
    • Chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân như chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hoặc ghi nhận một sự việc diễn ra vào một ngày nhất định cụ thể và chứng nhận chính thức hoặc công chứng chữ ký.

    Ngoài ra, có những trường hợp ngoại lệ khi một số quốc gia có thể yêu cầu rằng chỉ những loại tài liệu cụ thể mới được hợp pháp hóa, chẳng hạn như những tài liệu liên quan đến tài chính hoặc quốc phòng.

    10. QUY TRÌNH HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI VIỆT NAM

    10.1 Hồ sơ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

    Căn cứ theo Điều 14  Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, Nam Việt Luật xin được thông báo đến bạn Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao cụ thể như sau:

    BƯỚC 1: Pháp nhân nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

    a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
    b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
    c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
    d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
    đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
    e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.

    Lưu ý:

    • Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chỉ được thực hiện với BẢN GỐC hoặc BẢN SAO TỪ SỔ GỐC được làm tại các Cơ quan hành chính công nơi cấp giấy tờ đó.
    • Cơ quan có thẩm quyền  không thể hợp pháp hóa các bản sao y bản chính dù bản đó có được nước ngoài công chứng hay không, cũng như các các bản sao hoặc các giấy tờ tư (hợp đồng, v.v.)

    BƯỚC 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

    BƯỚC 3: Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.

    Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

    10.2 Hồ sơ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

    Căn cứ theo Điều 15 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, Nam Việt Luật xin được thông báo đến bạn Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau:

    BƯỚC 1: Pháp nhân nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

    a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
    b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
    c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
    d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
    đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
    e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.

    Lưu ý:

    • Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chỉ được thực hiện với BẢN GỐC hoặc BẢN SAO TỪ SỔ GỐC được làm tại các Cơ quan hành chính công nơi cấp giấy tờ đó.
    • Cơ quan có thẩm quyền  không thể hợp pháp hóa các bản sao y bản chính dù bản đó có được nước ngoài công chứng hay không, cũng như các các bản sao hoặc các giấy tờ tư (hợp đồng, v.v.).

    BƯỚC 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện khi thấy cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

    BƯỚC 3:Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.

    Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

    10.3 Minh họa thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh

    Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho người nước ngoài, Nam Việt Luật nhận thấy nhu cầu làm thủ tục hợp pháp hóa giấy khai sinh của người nước ngoài tại Việt Nam ta là rất lớn. Do đó, Nam Việt Luật xin được gửi đến các bạn quy trình minh họa các bước của thủ tục hợp pháp hóa giấy khai sinh tại Việt Nam như sau: 

    Bước 1: Đem giấy khai sinh đi dịch thuật và công chứng sang tiếng Việt.

    Lưu ý:

    • Giấy khai sinh bản gốc và cả bản dịch thuật Giấy khai sinh khi được đem đi hợp pháp hóa lãnh sự phải rõ ràng, sạch sẽ không nhàu bắn rách nát. Dấu giáp lai phải liền mực trên bản dịch, không được có vết xóa hay sửa chữa thông tin.
    • Giấy khai sinh muốn hợp pháp hóa cần phải thẩm tra chữ ký con dấu xem người ký và con dấu đã được đăng ký trên hệ thống thông tin quốc gia chưa. Nếu chưa được đăng ký thì thời gian thẩm tra xác minh sẽ bị kéo dài hoặc sẽ bị trả hồ sơ.

    Bước 2: Khai tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự. 

    Bước 3: Photo một bản dịch + CMND người nộp. 

    Bước 4: Sau đó mang lên cơ quan thực hiện công tác lãnh sự của quốc gia nước ngoài (quốc gia trong giấy khai sinh) để chứng nhận lãnh sự giấy khai sinh đó. 

    Bước 5: Sau khi nhận kết quả chứng nhận lãnh sự rồi. Mới đem giấy khai sinh đó đi đến Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia đó để hợp pháp hóa lãnh sự.

    11. THỜI HẠN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI VIỆT NAM

    • Kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ thì Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc.
    • Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

    12. NỘP HỒ SƠ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ Ở ĐÂU?

    Căn cứ theo Điều 5 và Điều 7 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.

    Điều 5. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

    1. Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
    2. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

    Điều 7. Ngôn ngữ, địa điểm chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự 

    1. Địa điểm chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là trụ sở Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

    Theo đó, bạn có thể nộp hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự TRỰC TIẾP tại:

    • Bộ Ngoại giao;
    • Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
    • Cục Lãnh sự TPHCM cùng Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ở Hà Nội là cơ quan được giao thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong nước;
    • Ngoài ra, để hỗ trợ cho người nước ngoài đang sinh sống và làm việc ở các tỉnh thành khác ngoài TPHCM, 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, địa phương hay thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.Bạn có tham khảo danh sách này tại Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao: (lanhsuvietnam.gov.vn).
    • Hay tại Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự quán của Việt Nam ở nước ngoài.

    13. LỆ PHÍ THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI VIỆT NAM 

    Căn cứ theo Điều 5 - Thông tư 157/2016/TT-BTC, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự công bố chi phí chính thức là 30,000đ/lần, chi phí cấp bản sao cho giấy tờ, tài liệu là 5,000đ/lần. Người đề nghị sẽ chi trả toàn bộ chi phí trên.

    Mức phí trên được quy định rõ tại Điều 5 - Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính, bạn có thể tham khảo rõ quy định trên để tránh tình trạng bị tính sai giá, kê khai giá khống nhé!

    Điều 5. Mức thu phí

    1. Mức thu phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự, như sau:
    2. a) Chứng nhận lãnh sự: 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.
    3. b) Hợp pháp hóa lãnh sự: 000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.
    4. c) Cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 000 (năm nghìn) đồng/lần.
    5. Phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).

    Ngoài ra, căn cứ theo mục 3 Điều 8 - Thông tư 157/2016/TT-BTC, nếu hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện, người đề nghị sẽ chi trả cước cho cả hai chiều đi và về.

    Điều 8. Chi phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

    1. Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải trả cước phí bưu điện hai chiều.

    14. DỊCH VỤ TƯ VẤN & HOÀN THIỆN THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI NAM VIỆT LUẬT

    TIẾT KIỆM THỜI GIAN - CÔNG SỨC - TIỀN BẠC

    Quá trình xin hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tuy đơn giản nhưng thực tế có thể trở nên rất khó khăn và phức tạp. Nếu không phải người nắm vững thủ tục và các vấn đề pháp lý phát sinh, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi tự đi làm bởi có nhiều tình huống có thể có nhiều tình huống xảy ra hơn những gì bạn đã chuẩn bị, và vào những lúc ấy bạn không biết phải xoay sở thế nào, dẫn đến hồ sơ bị trả về trong việc xin hợp pháp hóa.

    Bạn có thể vừa mất công sức, vừa tốn nhiều tiền bạc mà kết quả không phải lúc nào cũng chắc chắn. Do đó, không còn gì tốt hơn khi bạn có thể thuê ngoài một đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp như Nam Việt Luật để giúp bạn hoàn thiện và theo đuổi thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự một cách nhanh chóng nhất.

    GỠ RỐI MỌI VẤN ĐỀ PHÁT SINH

    • Nam Việt Luật chuyên xử lý hồ sơ bị mắc kẹt lâu ngày chưa có kết quả;
    • Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bị thiếu do chưa đăng ký mẫu chữ ký, con dấu; 
    • Hồ sơ bị xác minh, phải chờ đợi quá lâu; 
    • Hồ sơ ở xa, mất công đi lại; 
    • Tư vấn miễn phí, tận tâm, không cần qua dịch vụ trung gian. Tuy nhiên khi bạn tự thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự sẽ rất mất thời gian, và khi các bạn chưa quen quy trình rất dễ dễ khai nhầm, sai...dẫn đến làm chậm cả tiến trình.

    ĐỘI NGŨ PHÁP LÝ TẬN TÂM - CHUYÊN NGHIỆP - HIỆU QUẢ

    • Do đó, với hơn 10 năm kinh nghiệm, Nam Việt Luật tự tin là đơn vị tư vấn am hiểu mọi đường đi nước bước trong khâu thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
    • Để giảm thiểu rủi ro, hạn chế sai sót tối đa và đảm bảo hoàn thành đúng hạn, thì việc sử dụng dịch vụ hoàn thiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự của Nam Việt Luật chắc chắn sẽ giúp bạn có được giấy tờ hợp pháp sử dụng tại Việt Nam một cách nhanh hiệu quả và nhanh chóng nhất.
    • Chúng tôi là đơn vị chuyên theo đuổi lĩnh vực hợp pháp hóa lãnh sự cùng đội ngũ nhân viên đông đảo, dày dặn kinh nghiệm, mối quan hệ nhiều nên hồ sơ của bạn sẽ được duyệt nhanh, thủ tục hoàn tất sớm. 
    • Tiến độ công việc của bạn cũng sẽ không bị trì hoãn quá lâu. Đối với các tài liệu không cần gấp, thời gian nhận lại sẽ được hẹn trong chỉ vòng 2 đến 4 ngày. 

    Do đó, nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thì đừng ngần ngại hãy liên lạc ngay với Nam Việt Luật thông qua số điện thoại bên dưới chân website ngay nhé. Chúng tôi luôn ở đây, sẵn sàng giải đáp hết mọi thắc mắc và đồng hành cùng bạn đến cuối chặng đường. Xin cảm ơn!

Thông báo