Muốn các nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua thì theo nguyên tắc trước tiên phải lấy ý kiến của các thành viên và số thành viên tán thành phù hợp với quy định. Các ý kiến của thành viên sẽ được ghi nhận trong biên bản họp Hội đồng thành viên và lưu giữ lại tại trụ sở chính công ty.
Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, việc lấy ý kiến của các thành viên ngoại trừ bằng văn bản còn có thể dùng các hình thức khác như fax, thư điện tử hoặc hội nghị trực tuyến bỏ phiếu điện tử.
Vậy việc lấy ý kiến bằng văn bảng được Luật doanh nghiệp quy định như thế nào ? Chi tiết cụ thể ra sao ?
Sau đây công ty Nam Việt Luật xin gửi đến các bạn nội dung quy định chi tiết khi dùng văn bản để lấy ý kiến của thành viên .
Điều 62. Thủ tục thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
Trường hợp Điều lệ công ty không quy định hoặc không có quy định khác thì thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết được thực hiện theo quy định sau đây:
1. Chủ tịch Hội đồng thành viên quyết định việc lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên bằng văn bản để thông qua quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền;
2. Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo nghị quyết và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên Hội đồng thành viên;
3. Phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính;
b) Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác, tỷ lệ phần vốn của thành viên Hội đồng thành viên;
c) Vấn đề cần lấy ý kiến và ý kiến trả lời tương ứng theo thứ tự tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
d) Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty;
đ) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
Phiếu lấy ý kiến có nội dung đầy đủ, có chữ ký của thành viên công ty và được gửi về công ty trong thời hạn quy định được coi là hợp lệ;
4. Chủ tịch Hội đồng thành viên tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, quyết định được thông qua đến các thành viên trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty. Báo cáo kết quả kiểm phiếu có giá trị tương đương biên bản họp Hội đồng thành viên và phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Mục đích, nội dung lấy ý kiến;
b) Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền đã gửi phiếu lấy ý kiến hợp lệ; họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện ủy quyền của thành viên mà không nhận được phiếu lấy ý kiến hoặc gửi phiếu lấy ý kiến không hợp lệ;
c) Vấn đề được lấy ý kiến và biểu quyết; tóm tắt ý kiến của thành viên về từng vấn đề lấy ý kiến (nếu có);
d) Tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ, không hợp lệ, không nhận được; tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ tán thành, không tán thành đối với từng vấn đề biểu quyết;
đ) Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;
e) Họ, tên, chữ ký của người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên. Người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm liên đới về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của nội dung báo cáo kết quả kiểm phiếu.
Việc lấy ý kiến của các thành viên bằng hình thức khác mà không phải bằng văn bản phải được quy định rõ ràng trong Điều lệ công ty. Vì như vậy biên bản họp và nghị quyết được đưa ra trong họp Hội đồng thành viên mới hợp pháp.
Còn nếu bằng văn bản thì phải tuân theo quy định trên. Chủ tịch Hội đồng thành viên phải tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, chương trình về nội dung cần quyết định, dự thảo nghị quyết và đặc biệt phải gửi phiếu lấy ý kiến đến các thành viên.
Phiếu lấy ý kiến phải có thông tin công ty, thông tin của thành viên, tỷ lệ góp vốn, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp, vấn đề cần lấy ý kiến và ý kiến trả lời, thời hạn phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty. Chủ tịch Hội đồng thành viên phải ký tên, ghi rõ họ tên trên phiếu. Phải chú ý phiếu lấy ý kiến phải gửi về trong thời hạn quy định mới hợp lệ.
Sau khi hết thời hạn quy định gửi phiếu lấy ý kiến về công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên tổ chức kiểm phiếu, công bố kết quả kiểm phiếu trong báo cáo. Báo cáo này có giá trị tương đương biên bản họp Hội đồng thành viên.
NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.
