Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Hải Phòng là một trong những khu kinh tế trọng điểm ở phía Bắc, tập trung nhiều tập đoàn kinh tế lớn như Tập đoàn LG Hàn Quốc; Regina Miracle (Hồng Kông); Rorze Robotech, Nipro Pharma, Kyocera, Fuji Xerox (Nhật Bản);… Theo đó, các công ty muốn giới thiệu nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp mình tại thành phố Hải Phòng này. Thành lập văn phòng đại diện là một lựa chọn thích hợp với mục tiêu đó. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các điều kiện cũng như các thủ tục để thành lập văn phòng đại diện? Thành phần hồ sơ bao gồm những gì và cần nộp ở cơ quan nào? Đừng lo lắng hãy cùng Nam Việt Luật tham khảo qua bài viết thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng sau để có thêm những thông tin pháp lý hữu ích trước khi tiến hành lập văn phòng đại diện nhé!

Hải Phòng đang là thành phố có tốc độ phát triển nhanh nhất cả nước

Hiểu được điều này, Nam Việt Luật xin chia sẻ với khách hàng các nội dung chính yếu như sau:

Cơ sở pháp lý thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng;
Quy định liên quan về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng;
Quy trình & thông tin về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng tại Nam Việt Luật;
Kinh nghiệm khi thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng;
Một số lưu ý thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng;

Để biết rõ hơn về các nội dung trên, bạn có thể dõi theo phần tư vấn chi tiết cùng Bộ phận pháp lý Nam Việt Luật dưới bài viết sau đây nhé!

Quy định liên quan về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Các điều kiện mà chủ doanh nghiệp cần đáp ứng để thành lập văn phòng tại Hải Phòng theo quy định của pháp luật Doanh nghiệp:

1. Điều kiện tư cách hoạt động của văn phòng đại diện

Tương tự như chi nhánh thì văn phòng đại diện – là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp/ công ty nên các nhà đầu tư trong và ngoài nước muốn thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng thì trước hết cần phải thành lập 1 công ty chủ quản. Công ty đó có thể ở Hải Phòng, ở các tỉnh khác trong nước và ở nước ngoài.

2. Điều kiện về Tên văn phòng đại diện

Việc đặt tên cho văn phòng đại diện cần tuân thủ những quy định của pháp luật tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể là không được giống, trùng và gây lẫn lộn với những tên đã đăng ký. Tên văn phòng đại diện bao gồm tên doanh nghiệp, cùng cụm từ “Văn phòng đại diện”. Không được phép dùng tên của các cơ quan nhà nước, hay đơn vị vũ trang, hay tổ chức chính trị, xã hội, nghề nghiệp.

3. Điều kiện biển hiệu văn phòng đại diện

Đối với biển hiệu của văn phòng đại diện, tên cần phải được viết chữ in hoa hay khổ chữ nhỏ hơn tên của công ty mẹ bằng tiếng Việt. Yêu cầu này cũng sử dụng trong các văn bản giao dịch, tài liệu, hay giấy tờ ấn phẩm được phát hành bởi văn phòng đại diện.

4. Điều kiện về Người đứng đầu văn phòng đại diện

Mỗi văn phòng đại diện của nước ngoài tại Việt Nam chỉ có một Trưởng văn phòng đại diện phụ trách điều hành hoạt động của Văn phòng Đại diện của công ty và là người đại diện của Văn phòng đại diện, là người có quyền quyết định cao nhất tại Văn phòng đại diện. Trưởng văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước công ty về hoạt động của mình và của văn phòng.

Trưởng văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam được công ty tại nước ngoài bổ nhiệm và phải có quyết định bổ nhiệm theo quy trình và thủ tục quy định. Trưởng văn phòng đại diện có thể là công dân Việt Nam hoặc Người nước ngoài có đủ điều kiện theo quy định.

Trường hợp Trưởng văn phòng đại diện là Người nước ngoài thì cần phải thực hiện xin cấp phép lao động theo quy định của Pháp luật Việt Nam theo trình tự, thủ tục hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý.

5. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Để thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thì chủ doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

“Điều 7. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).”

Xem thêm: Thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài (Từ A-Z)

Thị trường tại Hải Phòng đang hấp dẫn các nhà đầu tư trong & ngoài nước.

Quy trình & thông tin về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện Hải Phòng tại Nam Việt Luật

Nam Việt Luật xin cung cấp quy trình về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng gồm các bước dưới đây:

Bước 1: Tư vấn – Hướng dẫn khách hàng

Khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu vấn đề pháp lý về các điều kiện cũng như quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng thì đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng liên quan đến những nội dung như điều kiện thành lập văn phòng đại diện, thuế, người đứng đầu văn phòng, tên chi nhánh, trụ sở văn phòng, con dấu,…

Bước 2: Hỗ trợ khách hàng soạn thảo hồ sơ

Sau khi tư vấn pháp lý và các gói dịch vụ của công ty xong, tùy vào gói dịch vụ mà khách hàng chốt mà chúng tôi ký Hợp đồng với khách hàng.

Nếu khách hàng chọn gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng trọn gói thì các chuyên viên pháp lý của chúng tôi sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ, các giấy tờ liên quan và điền thông tin vào giấy đề nghị đăng ký thành lập văn phòng đại diện một cách trung thực và chính xác.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty Việt Nam được quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị (đối với loại hình công ty TNHH, công ty cổ phần);
Quyết định của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (giải thích: người đứng đầu có đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc thành viên cổ đông hay không thì đều phải có quyết định bổ nhiệm);
Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty);
Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

Bản sao công chứng hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài đã được xác nhận tại nơi thành lập công ty. Trong trường hợp có xác định thời hạn thì thời hạn đó phải còn ít nhất hiệu lực 1 năm.
Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Báo cáo tài chính để chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của công ty nước ngoài trong những năm gần đây.
Bản sao điều lệ hoạt động của công ty.
Bản sao CMND hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Hợp đồng thuê văn phòng có công chứng.
>>> Lưu ý: Các giấy tờ như giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, điều lệ công ty phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự ngoại giao ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện hợp pháp hóa theo quy định của pháp luật hiện hành của Việt Nam

Bước 3: Nộp hồ sơ và thay mặt khách hàng tiếp nhận phản hồi từ cơ quan đăng ký kinh doanh

Sau khi khách hàng chuyển hồ sơ đã ký và đóng dấu cho Nam Việt Luật Thì chúng tôi thay mặt khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty và lệ phí công bố thông tin tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Để thuận tiện, khách hàng có thể lựa chọn một trong 3 cách sau:

Nộp trực tiếp tại địa chỉ;
Nộp trực tuyến;
Nộp gián tiếp qua đường bưu điện, dịch vụ chuyển phát nhanh;

Hồ sơ sẽ được cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và xử lý trong vòng 3-5 ngày làm việc. Trong quãng thời gian này, các chuyên viên pháp lý của Nam Việt Luật sẽ tiếp tục theo dõi, tiếp nhận và xử lý các phản hồi của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Hoàn tất bộ hồ sơ doanh nghiệp

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, khách hàng sẽ nhận được bản chính giấy chứng nhận đăng ký. Và chúng tôi sẽ tư vấn các vấn đề pháp lý khác sau khi thành lập văn phòng đại diện cho khách hàng.

Xem thêm tại: Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?

Khi đến với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng tại Nam Việt Luật, Quý khách hàng sẽ được:

Tư vấn điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, công ty Việt Nam
Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết để hoàn thiện hồ sơ.
Đại diện khách hàng nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền
Theo dõi quá trình xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả hồ sơ tới khách hàng.
Đại diện nhận giấy phép hoạt động văn phòng đại diện
Thực hiện thủ tục khắc con dấu cho văn phòng đại diện.
Làm thủ tục đăng ký mã số thuế kinh doanh.
Bàn giao giấy đăng ký hoạt động kinh doanh, con dấu và mã số thuế cho người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc người được ủy quyền.
Tư vấn mọi vấn đề pháp lý phát sinh sau khi mở văn phòng đại diện.

Đơn vị tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Kinh nghiệm thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

1. Quy định về tên và địa chỉ của văn phòng đại diện ra sao?

Tên của văn phòng đại diện phải là tên của doanh nghiệp kèm theo “văn phòng đại diện’’.

Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác, cụ thể, không được đặt trụ sở văn phòng đại diện ở chung cư, tập thể.

2. Văn phòng đại diện có cần khắc con dấu không?

Hiện nay, thì văn phòng đại diện có thể tiến hành khắc con dấu pháp nhân nếu thấy cần thiết. Còn không thì không bắt buộc phải khắc con dấu.

3. Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Hiện nay, văn phòng đại diện có chức năng chính là liên lạc, giao dịch, tiếp thị, tiến hành hoạt động nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường, cung cấp thông tin, quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh

4. Văn phòng đại diện có phải đăng ký thuế không?

Nếu văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, không phát sinh thu nhập thì không cần đăng ký mã số thuế.
Nhưng trong trường hợp VPĐD có phát sinh thu nhập và có tiến hành hoạt động sản xuất… thì sẽ phát sinh 2 mã số thuế đó là mã thuế môn bài và mã thuế thu nhập cá nhân.

5. Ai có thể đứng tên để mở văn phòng đại diện?

Người có thể đứng tên khi thực hiện mở văn phòng đại diện cho công ty có thể là:

Bất cứ cá nhân nào đủ năng lực hành vi dân sự, đủ điều kiện được công ty ủy quyền, cho phép đứng tên làm người đại diện
Chủ tịch, giám đốc, người quản lý công ty mẹ…

Doanh nghiệp nên dùng dịch vụ từ các đơn vị tư vấn để đạt hiệu quả tối ưu khi đăng ký, thành lập chi nhánh.

Một số lưu ý thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

1. Tại sao nên sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Để việc thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả thì chủ doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng. Vì một số lý do sau đây:

Được sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói. Khi ký Hợp đồng dịch vụ với đơn vị dịch vụ thì khách hàng sẽ được tư vấn, soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ cũng như nhận kết quả theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Đối với nhà đầu tư nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, thì chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ khách hàng từ xa hoặc tư vấn tận nơi nhằm tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức di chuyển cho khách hàng. Khách hàng sẽ được làm việc với những chuyên viên có trình độ chuyên môn và trình độ ngoại ngữ thành thạo.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: chỉ cần 3-5 ngày chúng tôi sẽ hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng. Chi phí sử dụng dịch vụ hợp lý.
Khi nhân viên của công ty tự tìm hiểu và thực hiện quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng sẽ tốn thời gian và không hiệu quả. Thì nên sử dụng dịch vụ pháp lý để nhân viên công ty có thể tập trung thời gian vào làm việc chuyên môn của mình.

2. Bối cảnh & tình hình kinh tế xã hội tại Hải Phòng

Thành phố Hải Phòng thuộc một trong những thành phố trực thuộc trung ương của Việt Nam. Với vị trí địa lý trọng yếu khi tỉnh được xem là hành lang hợp tác giữa Việt Nam và Trung Quốc, là địa bàn có mối quan hệ chiến lược với các cực tăng trưởng lớn trong vùng Đông Á và Đông Nam Á.

Trong những năm gần đây tỉnh Hải Phòng đã đẩy mạnh đầu tư, môi trường sản xuất kinh doanh được cải thiện tạo nguồn lực cho doanh nghiệp đầu tư phát kinh tế đạt nhiều thành tựu cao.

Với điều kiện tự nhiên về cảng biển, đất đai,… Hải Phòng là một tỉnh có ngành công nghiệp phát triển sớm của cả nước. Các ngành công nghiệp chủ yếu ở Hải Phòng như: nhà máy đóng tàu, nhà máy cơ khí, thủy tinh, gốm sứ, sản xuất da giày, dệt may; sản xuất, lắp ráp ô tô; gia công lắp ráp linh phụ kiện…

Hải Phòng được xem là thành phố huy động nguồn vốn đầu tư mạnh mẽ nhất cả nước. Nhờ nguồn vốn đầu tư mà Hải Phòng chú trọng phát triển kết cấu hạ tầng giao thông, trong đó bao gồm mạng lưới giao thông đường bộ, đường biển,…

Thành phố Hải Phòng luôn cố gắng thực hiện các chính sách để phát triển nền kinh tế và thu hút nhà đầu tư nước ngoài. Các nhà đầu tư không thể bỏ qua vùng đất nhiều tiềm năng phát triển như này. Thành lập công ty hoặc chi nhánh/ văn phòng đại diện luôn là sự lựa chọn thích hợp cho các nhà đầu tư muốn khởi nghiệp kinh doanh.

3. Một số ngành nghề đáng cân nhắc khi khi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Đối với thành phố Hải Phòng – Nơi có các điều kiện để phát triển các ngành công nghiệp nhẹ, công nghiệp cao và liên quan tới cảng biển thì nhà đầu tư nên thành lập văn phòng đại diện để tiếp cận thị trường kinh doanh các ngành nghề sau:

————————————–

Với bài viết trên đây, chúng tôi đã trình bày những thông tin cơ bản về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng. Bạn sẽ không cần phải tốn nhiều thời gian, và công sức đi lại nhiều. Nếu quý khách hàng đang có nhu cầu hoặc có các thắc mắc về dịch vụ xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại dưới chân website để được hỗ trợ tư vấn và làm thủ tục nhé.

NVL Legal Team

NVL Legal Team – Đội ngũ chuyên gia pháp lý biên tập bài viết trên website namvietluat.vn với tinh thần cố gắng biên tập bài viết dựa trên các quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng tải nhằm giúp độc giả có thể tiếp cận, tham khảo thông tin cơ bản. Tuy nhiên quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, bài viết không tránh khỏi việc cập nhật không kịp thời, do đó thông tin chỉ có giá trị tham khảo, không phải là tuyên bố chính thức để làm căn cứ cho bất kỳ mục đích áp dụng trong thực tế. Nếu cần thông tin chính xác, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.

THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN